Ofte stilte spørsmål
Her kan du finne våre ofte stilte spørsmål. Finner du ikke det du leter etter? Les vår digitale brukermanual eller snakk med oss.
Generell informasjon
Ja, Business Online kan brukes på mobil. Systemet er integrert med Microsoft 365 slik at man kan bruke SharePoint sin app til Business Online eller gå inn på systemet via nettleser.
Du kan med andre ord enkelt registrere avvik, laste opp bilder, hente frem relevante sjekklister og mye mer gjennom mobilen din.
Vi tilbyr ikke en gratis prøveversjon av Business Online. Dette er fordi systemet bygges på toppen av kundens egen Microsoft 365-tenant.
Denne løsningen kommer med flere fordeler for deg som er kunde av Business Online. Kundene våre eier selv all data som registrert i Business Online, det vil si at dersom dere skulle velge å si opp avtalen med oss en gang, så vil aldri dataen dere har registrert her forsvinne. I tillegg vil sikkerheten i systemet være ekstra godt ivaretatt, slik at dere ikke trenger å være bekymret for at sensitiv informasjon skal komme på avveie.
Business Online tilbyr derimot en interaktiv demo som lar deg klikke deg igjennom ulike scenarioer. Prøv den her.
Ja, Business Online har åpen REST API og kan derfor integreres med andre systemer som også har REST API.
Prisen på Business Online varierer basert på hvilke moduler og ekstrafunksjoner man velger, samt størrelsen på bedriften. Business Online har en abonnementsmodell med en månedlig fastpris.
Ønsker du mer informasjon rundt prisen på Business Online sine moduler og ekstrafunksjoner, ta kontakt med vår salgsavdeling her.
Ja, vår supportavdeling er tilgjengelig alle hverdager mellom kl. 08.00 og kl. 16.00. Du kan ringe oss på +47 910 01 333 eller sende en epost på support@iqubes.no.
Alle ansatte hos Business Online sin supportavdeling har god kjennskap til systemet og kan svare på det du måtte lure på. Her tar vi i mot spørsmål og veileder kundene våre.
Dersom noe haster utenfor vanlig arbeidstid, er vi selvsagt tilgjengelige.
Business Online er et fleksibelt og skalerbart system som vokser sammen med din bedrift. Business Online gir deg blant annet muligheten til å skreddersy egne sjekklister for arbeidsprosess og kvalitetssikring, lage egne listevisninger etter ditt behov og opprette egne avdelinger innad i systemet.
Business Online gir deg et strukturert rammeverk som gjør at informasjonen som lagres i systemet får en logisk plassering, det gjør det enkelt å finne igjen informasjon.
Tilgang og sikkerhet
Autentisering er din personlige pålogging som vil gi deg tilgang til Microsoft 365. Autentisering administreres av IT-ansvarlig hos bedriften eller tredjeparts skytjenesteleverandør.
Business Online har et rollebasert autorisasjonsprinsipp. Alle brukere i Business Online vil ha bidrags- og lesetilgang til de fleste lister og arbeidsrom i systemet. Noen funksjoner og arbeidsrom kan derimot begrenses til utvalgte roller eller deles med et definert sett brukere.
I tillegg finnes det åtte andre roller som kan tildeles den enkelte brukeren i Business Online. Systemadministrator er den eneste rollen som har tillatelse til å administrere disse rollene.
Det vil i utgangspunktet være én til to administratorer som har det overordnede ansvaret for brukere og tilganger. Brukere kan be om å få økt tilgang, men områder som HR, avvikshåndtering, kontrakter og lignende administreres av øverste ledere.
Ja, det er mulig å gi gjestetilgang til konsulenter eller annet innleid personell i Business Online. Man trenger ikke en Microsoft 365-konto for å få gjestetilgang i Business Online.
Implementering
Det tar tre måneder å implementere Business Online dersom dere velger å ta i bruk hele systemet. Ønsker dere ikke å ta i bruk alle modulene med én gang vil implementeringsløpet bli kortere.
Ja, vi tilbyr en implementeringspakke til fastpris. Prisen og tidsperioden for implementeringsløpet vil avhenge av hvilke moduler dere ønsker. Implementeringsløpet for alle fire moduler varer i tre måneder.
Vi tilby også gratis kvartalsvise oppfølgingsmøter med prosjektleder i etterkant av implementeringen.
Moduler
Kjernemodulene i Business Online er CRM-, HRM-, KHMS- og Prosjekt. I tillegg får du alltid med Min Side og Intranett, uansett hvilken modul dere velger.
CRM modulen inneholder alt som har med relasjoner tilknyttet bedriften.
HRM modulen byr på effektiv personalstyring og lar ansatte selv vedlikeholde egen kontaktinformasjon mens HR- ansvarlige kan dele dokumenter og annen relevant informasjon i et delt arbeidsområde.
KHMS modulen ivaretar dokumentasjon, gir oversikt over arbeidsprosesser og KHMS-rapportering.
I Prosjekt modul finner man alle prosjekter og all tilknyttet informasjon.
I Business Online Prosjekt har du hovedsakelig tre verktøy for prosjektplanlegging, en kvalitetssjekkliste, en prosjektplan og Microsofts Planner.
Kvalitetssjekklisten definerer prosjektet og sikrer kvalitet og kontinuitet for de ulike prosjekttypene. Kvalitetssjekklisten deles opp i ulike faser med underpunkter som beskriver hvilke steg man må gjennomføre fra start til slutt. Ved å ha forhåndsdefinerte kvalitetssjekklister, vil prosjektdeltakerne alltid ha full oversikt over de ulike stegene i de ulike fasene, noe som igjen sikrer at alle prosjektene utføres på samme måte. Hver bruker kan huke av når de ulike punktene er utført og legge til en beskrivende kommentar, slik at alle prosjektdeltakerne til enhver tid kan se hva som har blitt gjort.
Prosjektplanen er et verktøy for å følge med på fremdrift. Denne baserer seg på en kvalitetssjekkliste, men er langt mer detaljert med tanke på ansvar, oppgaver og tidsperspektiv. Her kan prosjektleder lage en Gantt-visning med start- og sluttdato, definere hovedoppgaver med underoppgaver og tildele ansvar og oppgaver til prosjektdeltakere.
Planner er Microsofts verktøy integrert i vårt system. Her kan prosjektdeltakere tildele oppgaver som gjerne er underordnet prosjektplanen. Dette oppgaveverktøyet er tiltenkt mindre ad hoc-oppgaver som vil oppstå underveis i et prosjekt.
CRM modulen er fellesområde for alt som har med bedriftens relasjoner å gjøre. Her finner man oversikt over bedrifter, dens kontrakter og kontakter samt potensielle kunder. I CRM modulen registreres alt av viktig informasjon som hører til kunde, leverandør, samarbeidspartner eller konkurrent.
Her jobber man også med oppfølging av leads. Når et lead signerer kontrakt, går den fra å være et lead til å bli kunde.
Selvbetjening betyr at man som ansatt kan gå inn å oppdatere egen informasjon: kontaktopplysninger, pårørende og lignende. Du har også «Min side» hvor du får tilgang til profilen din, prosjekter, prosjektoppgaver, KHMS-oppgaver, dokumenter og mer.
Effektivisering & arbeidsflyt
Det blir enklere å følge opp leads i vårt system ettersom du får full oversikt over viktige faktorer, som neste oppfølgingsdato, hvilke leads du skal ta tak i og når.
Arbeidsområdet innenfor leads har også muligheten for kvalitetssjekkliste, som gir deg en viktig «huskeliste» for fremgangsmåte og hvilke steg man skal gjennomføre under et salg. Dette vil videre skape kvalitet og kontinuitet i salgsprosessene, samt synliggjøre forbedringspotensialet i prosessene.
I et prosjekt er det kvalitetssjekklisten som er styrende for prosessen. Prosjektleder har muligheten til å definere start- og sluttperiode, samt delegere ansvar og oppgaver. Oppgavene som blir utført av prosjektdeltakerne dokumenteres i kvalietssjekklisten, slik at alle vet hva som er blitt gjort til enhver tid. Prosjektleder kan følge med på fremdriften og følge opp dersom noe ikke har blitt gjort i tide.
Dersom man har et rapporteringsverktøy som er lett tilgjengelig og enkelt, kan KHMS-ledere oppleve en økning i antall avvik som registreres. Dette vil si at man får et mer realistisk og ekte bilde av de faktiske avvikene som oppstår. Dette vil igjen gjøre at man kan fange opp kostnadsdrivere som før har blitt oversett grunnet manglende rapportering.
Hver enkelt ansatt har tilgang på selvbetjeningsverktøy hvor de selv kan oppdatere sin egen kontaktinformasjon, noe som er tidsbesparende for HR-avdelingen. HR-ledere har en egen mappestruktur som skal ivareta GDPR-krav.
Det skal i utgangspunktet ikke være nødvendig å sette i gang en prosess for dette ettersom all informasjon skal være lagret i systemet allerede. Business Online er en plattform for operasjonell drift. Hva som har blitt gjort, hva som skal gjøres og øvrig viktig informasjon skal være dokumentert i de aktuelle områdene.
Før en revisjon må en ofte gjøre et realt skippertak for å få oversikt over avvik, styrende dokumentasjon, prosesstegninger, bekreftelse på at prosesser følges og lignende. Overraskende mange vil i en slik prosess støte på problemer fordi de ikke har oversikt over hva som har blitt dokumentert i prosedyrene sine. Det kan da være ekstremt tidkrevende å dokumentere dette på nytt. Med Business Online kan du redusere skippertakene og få en kortere vei til revisjon!
Business Online har et kvalitetssystem som det enkelt å bruke og hvor man enkelt kan gjøre justeringer, for eksempel i prosessene. Vi har et fullverdig dokumentsystem som holder kontroll på all styrende dokumentasjon, revisjoner og ansvarspersoner, slik at en finner frem til riktig og nyeste utgave av et dokument.
Videre er det vesentlig å vise til hvordan man rapporterer avvik og hvordan man håndterer disse. Vi har rapporteringsverktøy for ulike typer avvik, forbedringsforslag, observasjoner og lignende. Ved å ha tilgjengelige og brukervennlige rapporteringsverktøy er sannsynligheten for at ansatte faktisk rapporterer betydelig høyere! Med flere og mer nøyaktige rapporteringer vil man få et bedre bilde på hva som skaper støy og hvilke leverandører man skal styre unna i fremtiden. Ergo får man kontroll på kostnadsdrivere, og gjerne kostnader som tidligere har vært skjulte eller utydelige.