Business Online PROSJEKT
Prosjektstyring
Optimaliser produktiviteten og reduser unødvendig tidsbruk på koordinering og statusmøter. Få arbeidsrom som gir alle prosjektdeltakerne enkel tilgang til oppdatert informasjon om prosjektets status og fremdrift.
Små- og mellomstore bedrifter velger Business Online
Samlet oversikt over dine prosjekter
Få en oversikt over prosjektenes fremdrift, helse, aktivitetsnivå og mye mer. Dykk ned prosjektets detaljert inne i arbeidsrommet.
Dette får du i din prosjektoversikt:
- En samlet oversikt over fremdriften til alle prosjektene.
- Se hvilke prosjektet som har opprettet en egen Teams kanal.
- Prosjektets helse. Har det blitt registrert et alvor avvik, en høy risiko eller finnes det oppgaver i prosjektet som ligger etter tidsskjema, vil det vise et rødt merke på prosjektet.
Lag en fremdriftsplan for prosjektet
La ulike prosjekttyper få predefinerte prosjektplaner, slik at tidsplanen for prosjektet allerede er lagt når prosjektet opprettes. Det er selvsagt mulighet for å gjøre nødvendige justeringer der det er nødvendig.
Fordelene med en predefinert prosjektplan:
- Bruk mindre tid på planlegging av gjentakende prosjekter. Med en predefinert prosjektplan er tidsplanen og oppgavene allerede fordelt når du oppretter prosjektet.
- Prosjektplanen visualiseres i et Gantt-diagram hvor dere enkelt kan følge fremdriften og legge til milepæler.
Predefinert mappestruktur til ulike prosjekttyper
Lag dine egne predefinerte mappestrukturer til ulike prosjekttyper. Få siste oppdatere versjon av dokumentene i arbeidsrommets dokumentbibliotek med én gang du oppretter et nytt prosjek.
Fordelene med en predefinert mappestruktur:
- Unngå å gjenta små feil. Alle justeringer som gjøres av administrator implementeres automatisk allerede fra neste gang den gitte prosjekttypen opprettes.
- Få inn siste oppdaterte versjon av ethvert dokument som er en del av mappestrukturen, helt automatisk når prosjektet opprettes.
- Mangler du noen dokumenter? Hent inn alt fra kontraktsmaler til sjekklister direkte fra KHMS-modulen, uten å gå ut av prosjektetsarbeidsrom.
Få sjekklister for økt kvalitet på arbeidsprosessene
I Business Online får du muligheten til å opprette kvalitetssjekklister for ulike prosjekttyper. Dette er sjekklister med en satt prosess som skal følges basert på prosjekttype. Kvalitetssjekklisten gjør etterlevelse til en lek!
Fordelene med å bruke kvalitetssjekkliste:
- Del prosessen inn i ulike faser hvor hver fase inneholder en egen sjekkliste, slik at prosessen alltid gjennomføres slik den skal.
- Legg inn dokumenter, sjekklister og prosedyrer som er relevante for de ulike trinnene i prosessen. Når du klikker på dokumentet kan du være trygg på at du alltid får opp siste oppdaterte versjon.
- Legg til kommentarer, linker eller avvik på de ulike trinnnene. Dette gjør det enkelt for andre å oppdatere seg på detaljene fra gjennomførelsen av prosessen.
Del notater fra interne og eksterne møter
Hvert prosjekt får sin egen Microsoft OneNote, her kan dere opprette ulike seksjoner og sider for notater gjennom hele prosjektløpet. Reiser en prosjektdeltaker på ferie, vil alle notatene til personen allerede ligge tilgjengelig i prosjektet.
Samle prosjektnotatene på én plass
- Samle alle møtenotatene i prosjektet, slik at andre prosjektdeltakere enkelt kan oppdatere seg på hva som ble diskutert i siste møte.
- Kopier inn hvem som deltok i møtet på Teams, slik at man alltid har kontroll på hvem som deltok i møtet.
- Skriv notater samtidig i samme dokument. Da er notatene samlet allerede fra start.
Populære ekstrafunksjoner
Flytt eposter og dokumenter direkte fra innboksen og inn i Business Online. Ingen mellomlagring nødvendig.
Med Delt Arbeidsrom kan dere trygt dele dokumenter og samhandle med eksterne parter i et eget arbeidsrom.
Avanserte verktøy for opprettelse, nummerering og godkjenning av prosjektspesifikke dokumenter.
Ofte stilte spørsmål
Et prosjektstyringssystem hjelper deg i alle fasene av et prosjekt, fra planleggingen til arbeidsflyt og til slutt rapportering.
Dere sparer verdifull tid på statusmøter ved at prosjektstyingssystemet gir dere en god oversikt over fremgangen og neste steg i prosjektet.
Det finnes mange alternativer der ute og ulike fokusområder for prosjektstyringsverktøy, alt fra systemer med fokus på hovedfokus på Kanban-metoden til avanserte Gantt-skjemaer.
En av de største utfordringene til ethvert prosjekt er samhandlingen mellom ulike ledere, medarbeidere, avdelinger og kanskje også lokasjoner. Et godt prosjektstyringsverktøy vil derfor sette samhandlingen i fokus samtidig som du får de hjelpemidlene dere trenger i form av Kanban-metoden, Gantt-skjema, risikomatrise og gitte arbeidsprosesser.
Ulike prosjekter trenger ulike hjelpemidler, derfor er fokus på samhandling viktigere enn hvilke hjelpemidler som blir tatt i bruk for det enkelte prosjektet. Dette gjør dere bedre rustet til å jobbe i samme system, enten om dere har enkle og kortvarige prosjekter eller langvarige og mer komplekse prosjekter. Det som er viktig er at dataen samles på én plass.
Å jobbe sammen på et prosjekt i Business Online betyr i stor grad å dokumentere de ulike leddene i prosessen. Flere personer kan jobbe på samme prosjekt samtidig. I prosjektrommet finner du informasjon om interne/eksterne ressurser, nøkkelinformasjon om prosjektet, prosjektspesifikke dokumenter, prosedyrer, oppgaver og fremdriftsplan. På denne måten kan alle involverte se hva som har blitt gjort og hva som må gjøres, på denne måten får dere en god flyt i prosjektet. Du får hovedsakelig tre verktøy for prosjektplanlegging; en kvalitetssjekkliste, en fremdriftsplan og en egen Microsoft Planner.
Fremdriftsplanen i Business Online PROSJEKT gir deg en mer detaljert oversikt over ansvarsområder, oppgaver og tidsperspektiv. Her får man en Gantt-visning hvor du som prosjektleder kan lage en start- og sluttdato for prosjektet, definere hovedoppgaver med underoppgaver og tildele ansvar og oppgaver til de andre personene som er involvert i prosjektet.
Kvalitetssjekklisten i Business Online PROSJEKT definerer prosjektet og sikrer kvalitet og kontinuitet for de ulike prosjekttypene. Kvalitetssjekklisten deles opp i ulike faser med underpunkter som beskriver hvilke steg man må gjennomføre fra start til slutt. Ved å ha slike sjekklister, vil du alltid ha full oversikt over de ulike stegene i de ulike fasene, noe som igjen sikrer at alle prosjektene utføres på samme måte. Hver bruker kan huke av når de ulike punktene er utført og legge til en beskrivende kommentar, slik at alle personer i prosjektet kan til enhver tid se hva som har blitt gjort.
Som administrator i systemet, så vil du kunne få tilgang til å definere kvalitetssjekklister og mappestrukturer selv – disse hører ofte sammen. På denne måten sikrer dere både kvalitet og kontinuitet, ettersom prosjekter og mulighetshåndtering følger bestemte prosesser med hensyn til prosedyrer.
Kraftig alene, enda bedre sammen
Hver modul er knyttet sammen i den samme underliggende prosjektplattformen i Business Online. Selv om modulene er kraftige alene, skjer den virkelige magien når du bruker dem samlet.
Fleksibelt system for håndtering av salgsprosesser, kunder, kontrakter og leverandører. Gir deg god oversikt på nøkkelinformasjon og mulighet for å standardisere egne salgsprosesser.
Registrering og håndtering av avvik og andre rapporterte saker. Gjør dokumentstyringen i denne modulen. Hent inn data om avvik og risikoer i bedriftene fra de andre modulene.
Enkelt HR-system som lar deg samle informasjon og dokumentasjon om hver enkelt ansatt i tilgangsstyrte arbeidsrom. Få påminnelse når det er tid for neste medarbeidersamtale.