Åpenhetsloven trådte i kraft 1. juli 2022. Virksomheter som er omfattet Åpenhetsloven er nå pliktet til å redegjør for de aktsomhetsvurderingene de har gjort, i tillegg har alle som etterspør rett på å få denne informasjonen fra virksomheten.
Formålet med loven er å fremme virksomheters respekt for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold samt å sikre allmenheten tilgang på denne informasjonen. Dette er for å sikre at virksomheter ikke har en negativ påvirkning på mennesker verken i eller utenfor virksomheten.
Hvem gjelder Åpenhetsloven for?
Åpenhetsloven gjelder for det som etter regnskapsloven kalles for store og mellomstore foretak. Nå leser jo ikke alle regnskapsloven hver dag, men kort oppsummert er det virksomheter som oppfyller minst to av disse kriteriene:
- Virksomheten har over 70 MNOK i omsetning.
- Over 35 MNOK i balansesum.
- Har i gjennomsnitt minst 50 ansatte i løpet av regnskapsåret.
Kan du krysse av på to av tre kriterier på denne listen, så vil Åpenhetsloven omfatte din virksomhet. Det er ikke bare norske virksomheter som omfattes av denne loven, det gjelder også for utenlandske virksomheter som tilbyr varer og tjenester i Norge og som er skattepliktige til Norge.
De tre hovedelementene i Åpenhetsloven
Tidligere var det nok at man drev lovlig, mens det nå er et krav til at man skal ha vurdert sin egen lovlighet og at man har dokumentert disse vurderingene. Det andre som er nytt er at man nå også har et ansvar for ovenfor hvilke leverandører man velger å jobbe med.
Åpenhetsloven er ikke en lov som virksomheten kun kan ha fokus på i ukene før rapporteringsfristen 30. juni, den krever kontinuerlig arbeid som involverer hele virksomheten. Åpenhetsloven må derfor inn i virksomhetens system for internkontroll.
Det er i hovedsak tre elementer knyttet til Åpenhetsloven:
1. Gjøre aktsomhetsvurderinger
Når du gjør en aktsomhetsvurdering, så tar du en vurdering av om noe er forsvarlig eller ikke. Virksomheten må altså ta stilling til om noe er forsvarlig i forhold til grunnleggende menneskerettigheter og anstendig arbeidsforhold. Aktsomhetsvurderingene gjøres i tråd med OECD sine retningslinjer.
Målet med aktsomhetsvurderingene er at man skal avdekke potensielle konsekvenser for brudd på menneskerettigheter og anstendig arbeidsforhold. Deretter skal man jobbe med tiltak for å redusere risikoen eller å gjøre opp for seg for det man har vært med på å bidra til av brudd.
2. Redegjør for de aktsomhetsvurderingene du har gjort
Her skal virksomheten dykke ned i detaljene og gi en generell beskrivelse av hvordan virksomheten er organisert, driftsområde, retningslinjer og rutiner.
Virksomheten skal opplyse om faktiske negative konsekvenser og den vesentlige risikoen virksomheten har for negative konsekvenser og den indirekte risikoen de har gjennom leverandørene når det kommer til menneskerettigheter og anstendig arbeidsforhold.
Det er ikke bare risikoen som skal kartlegges, virksomheten skal også opplyse om hvilke tiltak som er iverksatt eller som er planlagt å iverksette for å stanse, motvirke, kompensere eller unngå de bruddene man forårsaker.
Redegjørelsen skal legges ved årsrapporten. Arbeidet rundt Åpenhetsloven er et kontinuerlig arbeid, så dersom det skjer vesentlige endringer blir man nødt til å også oppdatere redegjørelsen.
3. Allmenheten har rett på informasjonen
Alle virksomheter som er omfattet av Åpenhetsloven skal også offentliggjøre redegjørelsen.
Dette kan gjøres på virksomhetens nettsider. I tillegg kan hvem som helst kan stille virksomheten spørsmål om hvordan de har jobbet med aktsomhetsvurderinger opp mot et produkt, en tjeneste eller generelt i virksomheten. Virksomheten har da tre uker på å svare vedkommende.
Hovedregelen er innsyn og innsynskravene må besvares konkret. Det kan være svært arbeidskrevende å besvare innsynskrav, særlig hvis man ikke har gjort en kartlegging i forveien. I utgangspunktet skal alle innsynskrav besvares innen tre uker, men dersom innsynskravet er svært omfattende kan man varsle og besvare innsynskravet innen to måneder.
Forbrukertilsynet kan gi vedtak om forbud eller påbud, tvangsmulkt og overtredelsesgebyr hvis man ikke overholder loven.
Aktsomhetsvurderingen i praksis
Det å gå i dybden på leverandørkjeden er kanskje den mest krevende delen av Åpenhetsloven. Noen virksomheter jobber kanskje med godt over tusen leverandører og det kan føles overveldende å vite hvilken ende man skal starte i.
Norske virksomheter som følger norsk lovgivning har allerede mye på plass av det som kreves i for å etterleve grunnleggende menneskerettigheter og anstendig arbeidsforhold.
Selv om det kan være fristende å holde fokuset på de områdene hvor man allerede er gode, kan det være lurt å starte der hvor man har de potensielt største risikoene for virksomheten.
Mange virksomheter jobber med internasjonale leverandører, det kan derfor være lurt å se på hvilke land, bransjer eller type produkt og tjeneste som kan representere høyest risiko. Ut i fra det kan man ta en vurdering på hvilke tiltak man skal iverksette hvor.
Arbeidet med Åpenhetsloven er ikke noe man kun gjør én gang, det krever kontinuerlig arbeid fra flere ledd i virksomheten gjennom hele året.
Hvordan ser det kontinuerlige arbeidet ut i praksis?
Det er viktig at dette arbeidet ikke kun plasseres på én person eller enhet i virksomheten som ikke har mulighet til å påvirke arbeidet. Dette er arbeid som skjer på tvers av ulike fagområder i bedriften, det er derfor viktig at nøkkelpersonene også får eierskap til de arbeidsoppgavene som er knyttet til Åpenhetsloven.
Digitale systemer som støtte
På leverandørsiden er det ofte innkjøperne som skal følge opp leverandørene. Innkjøperne må derfor ha fått tilstrekkelig informasjon om regelverket, men også til på verktøy slik at de kan få eierskap til denne arbeidsoppgaven selv.
Det er lett å lage en policy eller retningslinjer samt finne informasjon, men det er viktig at disse også treffer virksomheten og har en metodikk som kan integreres med måten man faktisk jobber på. Dette kan la seg gjøre med digitale systemer.
Mye er på plass med norsk regelverk
Noen ganger kan ordet menneskerettigheter virke litt abstrakt, men hvis man setter det opp mot mer konkrete saker, så vil man ofte kunne se at man selv har mye av dette på plass allerede når man følger norske lover. På denne måten vil det også blir lettere å se eventuelle mangler ettersom man vet mer konkret hva man skal forholde seg til.
Oppfølging av innsynskrav
Nå det kommer til forespørsler om innsyn, er det viktig å passe på at dette ikke bare kommer inn i én tilfeldig innboks uten at den blir fulgt opp, ettersom man kun har tre uker på seg til å svare på det.
Det kan derfor være lurt å legge til på nettsiden hvordan man jobber med menneskerettigheter og at man der også oppgir hvor man skal henvende seg dersom man har spørsmål. På denne måten passer dere på at forespørselen blir sendt til riktig person som skal følge dette opp internt.
Opprett egne maler
Det kan også være lurt å opprette noen maler for å raskt kunne svare på innsynskravet, da vil dere kunne spare mye tid når henvendelsen tikker inn i innboksen. Bruk disse malene til å forklare hvordan dere jobber på et strategisk overordnet nivå med retningslinjer og policyer, hvilke kartleggingsaktiviteter dere har gjort og hvordan dere har implementert dette.
Åpenhetsloven gir også nye forretningsmuligheter
Selv om Åpenhetsloven gir dere en del ekstra arbeid internt, vil den også kunne gi dere en del nye forretningsmuligheter. Det å for eksempel jobbe med useriøse leverandører som ikke overholder grunnleggende krav til menneskerettigheter og anstendig arbeidsforhold, kan også ha store mangler på andre deler av virksomheten sin.
Nedenfor har vi listet opp tre forretningsmuligheter ved Åpenhetsloven:
- Styrket omdømme. Virksomhetens totale innvirkning på menneskerettigheter og grunnleggende arbeidstakerrettigheter er viktig for selskapets omdømme både ut mot kunder, men også for egne ansatte.
- Redusert risiko. Det er risiko knyttet til å bli assosiert med useriøse leverandører. Leverandører som ikke overholder krav til grunnleggende menneskerettigheter og anstendig arbeidsforhold, kan ofte også ha tilknyttet operasjonell risiko.
- Konkurransefortrinn. Orden på egen leverandørkjede vil bli et konkurransefortrinn i Norge, men også i EU, UK og USA ettersom disse markedene vil innføre tilsvarende lover. Leverandører kommer også til å stille krav til etterlevelse.
Slik jobber dere med Åpenhetsloven i Business Online
Åpenhetsloven krever kontinuerlig arbeid på tvers av virksomheten. For de fleste ansvarspersoner i virksomheten som er tilknyttet arbeidet med Åpenhetsloven, vil dette være å legge til et ekstra element for dette inn i egne arbeidsprosesser. Business Online tilbyr en egen ekstrafunksjon laget for å hjelpe bedrifter med dette arbeidet. Med ekstrafunksjonen Leverandørevaluering, får dere muligheten til å utføre en systematisk og standardisert vurdering av den enkelte leverandøren. Etter å ha fylt ut skjema, vil leverandøren automatisk få en score.
I Business Online KHMS, kan man enkelt lage maler for de gangene man får innsynskrav. Malene får både versjons- og revisjonsnummer, samt at siste godkjente versjon alltid ligger lett tilgjengelig i dokumentbiblioteket. På denne måten kan du alltid være trygg på at du har siste oppdaterte og godkjente versjon av malen. Dette reduserer behandlingstiden på innsynskrav kraftig.
Hvordan virksomheten oppfyller og jobber i samsvar med Åpenhetsloven kan man beskrive i virksomhetens samsvarsmanual, som lagres og vedlikeholdes i Business Online sin KHMS modul. Her kan dere samle og kategorisere styrende dokumenter.
Ønsker du mer informasjon om hvordan dere kan jobbe kontinuerlig med Åpenhetsloven i Business Online, ta gjerne kontakt med oss her for et uforpliktende møte.
