SharePoint er laget for å gi brukeren full fleksibilitet, likevel klager mange brukere på at det er vanskelig å finne igjen filer, legge til innhold og at grensesnittet vanskelig å forstå. Fleksibiliteten til å opprette et ubegrenset antall sider i SharePoint, skaper ofte mer kaos enn brukervennlighet.
Fleksibilitet til besvær
Selv om det er mulig å ta tilbake noe av kontrollen ved å ha en administrator i virksomheten, så vil dere ikke kunne få den smidigheten som dere ønsker uten en god struktur.
En god struktur skal enkelt kunne fortelle brukeren hva som hører til hvor, slik at du ikke trenger å spørre en kollega hvor dokumentet du jobber med skal lagres eller lure på om du har siste oppdaterte versjonen. Uten god struktur blir det vanskelig for brukeren å navigere mellom de ulike arbeidsområdene.
Det er også mulig å gjøre en skreddersøm i SharePoint for at det skal kunne møte behovene til virksomheten, men skreddersøm er ofte en kostbar investering og det tid å implementere. Over tid vil det også dukke opp en del utfordringer knyttet til det å administrere og vedlikeholde systemet.
Dette er ofte knyttet til endringer som blir gjort i forbindelse med Microsoft sin egen utvikling av programmene i M365. I verste fall kan funksjonaliteten i SharePoint slutte å fungere eller bli ødelagt, noe som kan bli både tidkrevende og kostbart å rette opp i.
Sikkerhetsutfordringen med tredjepartssystemer
Det er også mulig å ta i bruk såkalte SaaS systemintegrasjoner i SharePoint for å møte behovene deres. I slike systemintegrasjoner vil dataen deres i mange tilfeller lagres i leverandørens sky og ikke i virksomhetens egen Microsoft 365.
Faren ved at virksomhetens data er lagret i leverandørens sky er at dere selv ikke har kontrollen på egen data og står ovenfor risiko for å miste data ved lekkasje eller sikkerhetshull.
Noen vil kanskje argumentere for at det er bedre å ha dokumentene i SharePoint enn å ha dem i en filserver. Sikkerhetsmessig er det bedre, men det stopper egentlig der.
Har dere dokumentene i SharePoint får dere ikke nødvendigvis utnyttet den kraften som egentlig ligger i denne plattformen, ofte blir det som et nytt lager for filene dine. Når man først skal gjøre en endring uansett, hvorfor ikke gjøre en noe som vil gi bedriften økt effektivitet? Hvis ikke, flytter man bare utfordringene fra en plattform til en annen.
Gi SharePoint superkrefter med Business Online
Ved å ha et ferdig system bygget på toppen av SharePoint, vil dere få maksimalt utbytte av den smidigheten som er mulig å oppnå i SharePoint. I tillegg vil dataen deres ligge i deres egen Microsoft 365 sky, slik at dere har eierskap og kontroll over deres egen data uten at dere trenger å være bekymret for lekkasjer.
Med Business Online får dere:
Struktur. Ved å gi SharePoint et mer brukervennlig grensesnitt, trenger dere aldri å være i tvil rundt hvor dere skal lagre eller finne igjen dokumenter. I tillegg kan du være sikker på at du alltid har siste oppdaterte versjon av dokumentet.
Hundrevis av ferdige arbeidsflyter. Arbeidsflyter i SharePoint er til for å styrke det interne samarbeidet og skape synergieffekter. Men arbeidsflyter kan være ekstremt tidkrevende å lage, drifte og vedlikeholde for bedrifter. Med Business Online får dere en bank av standardiserte arbeidsflyter klar til bruk fra første dag.
Logisk plassering av informasjon. Alle prosjekter får et eget dokumentbibliotek hvor du også kan kopiere inn kontrollerte maler og styrende dokumenter. Har du for eksempel en kontrakt som skal sendes til en kunde, kan du enkelt kopiere inn kontraktsmalen, legge til kontaktinformasjon og gjøre eventuelle justeringer. Slik sparer du mye tid.
Vi følger utviklingen til Microsoft tett, slik at dere ikke trenger å bekymre dere for at funksjonalitet skal svikte over tid. Business Online er et skalerbart system som vokser sammen med bedriften din, slik at dere får den smidigheten dere trenger for videre vekst.