Sliter dere med å administrere flere systemer i virksomheten? Gjør dere ofte dobbeltarbeid for å holde ulike systemer oppdatert? Da er du ikke alene. Mange virksomheter står ovenfor utfordringer knyttet til å effektivisere dataflyten mellom systemer.
En integrasjon mellom to systemer kan være en effektiv måte for virksomheten å spare tid og redusere feil. Men det er viktig å vurdere om en integrasjon vil skape merverdi før man går videre med prosessen. Dette kan inkludere å vurdere potensielle risikoer og kostnader knyttet til integrasjonen, samt å finne ut hvordan man kan måle om integrasjonen faktisk skaper verdi for virksomheten.
Med dette i bakhodet, hvilke sentrale faktorer bør man ta i betraktning for å sørge for at en integrasjon mellom to systemer skaper økt verdi for virksomheten?
I denne artikkelen skal vi se nærmere på hva man bør tenke på før man gjør en integrasjon, når det er hensiktsmessig å gjøre og når det ikke er hensiktsmessig å gjøre en integrasjon. Til slutt skal vi se på hvordan vi integrerer Business Online med andre systemer.
Hva er en integrasjon?
Integrasjoner sørger for at forskjellige systemer kan utveksle informasjon, noe som gjør det enklere å flytte data og forbedre arbeidsprosessene i bedriften. Disse koblingene tillater systemene å effektivt snakke sammen. På denne måten blir det lettere å overføre informasjon og dermed også forbedre arbeidsprosessene internt.
Noen ganger kan ett system starte integrasjonen, mens det andre systemet har en mer passiv rolle og bare svarer på henvendelser. Dette kan være nødvendig for å få den arbeidsflyten man ønsker, basert på hva systemene kan gjøre og hva bedriften trenger.
Det er viktig å huske at formålet med å koble sammen to systemer kan være forskjellig, avhengig av hva bedriften trenger. Men det i bakhodet, hvordan kan det å koble sammen systemer gi fordeler for bedriften, enten det er snakk om enveis eller toveis kommunikasjon?
Eksempler på hvordan integrasjoner kan effektivisere arbeidsflyt og øke nøyaktighet
Sømløs overføring av data
Hvis dere bruker flere systemer for å administrere ulike deler av driften, kan det være en utfordring å manuelt legge inn data i hvert system. Dette kan føre til feil og unødvendig tidsbruk. En integrasjon mellom disse systemene kan eliminere behovet for dobbeltregistrering og øke nøyaktigheten på dataen.
La oss si at dere bruker et prosjektstyringsverktøy og et eget system for timeregistrering. Uten en integrasjon må dere manuelt legge inn teamets arbeidstid fra timeregistreringssystemet til prosjektstyringsverktøyet for å oppdatere fremdriften på en oppgave eller et prosjekt. Dette kan være tidkrevende og øke risikoene for feil.
Imidlertid kan en integrasjon mellom disse systemene automatisk overføre tidsdataen fra timeregistreringssystemet til prosjektstyringsverktøyet, slik at dere kan spare tid og eliminere risikoen for feil. Dette gir dere også muligheten til å ha sanntidsvisning av teamets fremgang på et prosjekt, slik at dere kan ta informert beslutninger basert på mer nøyaktig data.
Det er viktig å merke seg at integrasjonen mellom disse systemene kan kreve ekstra kostnader med tanke på opplæring og systemlisens. Men de langsiktige fordelene ved å automatisere arbeidsflytene, øke nøyaktigheten og effektivitet i virksomheten, kan veie opp for disse kostnadene.
Integrasjoner kan også gi verdifull innsikt ved å samle data fra ulike systemer. Hvis dere for eksempel bruker et regnskapssystem for å administrere utgiftene og et annet system for å håndtere kunderelasjoner, kan en integrasjon la dere analysere sammenhengen mellom kundeadferd og utgifter slik at dere enklere kan identifisere forbedringsområder. Det er imidlertid viktig å ta hensyn til eventuelle ekstra kostnader og opplæringsbehov når dere vurderer å implementere integrasjoner mellom systemene deres.
Automatisering av arbeidsflyt
Automatisering av arbeidsflyt handler om å bruke teknologi til å effektivisere og strømlinjeforme arbeidsprosesser i virksomheten. En av de beste måtene å oppnå dette på er ved å integrere ulike systemer og verktøy som brukes i virksomheten, slik at informasjonen kan deles og prosesser kan automatiseres på tvers av systemene.
La oss si at virksomheten bruker ett verktøy for å automatisere markedsføringen for å administrere e-postkampanjer og et separat CRM-verktøy for å administrere kundedata. Før integrasjonen måtte man manuelt oppdatere kundedata i CRM-verktøyet basert på kundens interaksjoner med e-postkampanjene i markedsføringsverktøyet. Dette er tidkrevende og økte risikoen for feil og inkonsekvens i kundedataene.
Men ved å integrere de to systemene, kan kundedata oppdateres automatisk i CRM-verktøyet basert på deres interaksjoner med e-postkampanjene. Dette kan for eksempel hjelpe markedsførere til å bygge gode og kvalifiserte distribusjonslister ved at alle som jobber i CRM-verktøyet bidrar til å holde kundedataene oppdaterte.
Automatisering av arbeidsflyter kan frigjøre ansattes tid, slik at de kan fokusere på mer verdiskapende oppgaver, som å analysere data og ta strategiske beslutninger. Dette kan til slutt føre til økt produktivitet og forbedret bunnlinje.
Økt nøyaktighet
Nøyaktigheten på virksomhetens data kan være avgjørende for å ta informerte beslutninger og oppnå suksess. Integrering av systemer kan bidra til å øke nøyaktigheten på dataen ved å sørge for at informasjonen er konsistent og oppdatert på tvers av ulike systemer.
La oss for eksempel si at du driver en produksjonsbedrift og bruker separate systemer for lagerstyring, CRM og regnskap. Uten en integrasjon mellom disse systemene kan det føre til inkonsistente og unøyaktige data. For eksempel kan lagersystemet ditt vise at du har ti enheter av et produkt på lager, mens CRM-systemet ditt viser at fem kunder allerede har bestilt dette produktet. Dette kan føre til problemer med å håndtere lageret og salgsprosessene.
Med en integrasjon mellom systemene kan dataene imidlertid bli mer nøyaktige og konsistente. En integrasjon kan gjøre at lagersystemet automatisk oppdateres når et produkt blir solgt eller reservert via CRM-systemet, og dermed kan lagersystemet alltid vise det nøyaktige antallet enheter på lageret. På samme måte kan et regnskapssystem integreres med CRM-systemet for å sikre at all faktureringsinformasjon er oppdatert og konsistent på tvers av systemene.
Ved å eliminere manuell oppdatering av data og muligheten for menneskelige feil, kan integrasjoner bidra til å øke nøyaktigheten på data og gjøre det enklere å ta informerte beslutninger.
Spørsmål man bør stille seg før man gjør en integrasjon
Selv om integrasjoner kan gi mange fordeler, kan det noen ganger være lite hensiktsmessig å ha en integrasjon mellom to systemer. Dette kan være tilfellet dersom det er et lavt volum av data som skal overføres eller hvis de to systemene som skal integreres ikke er relevante for hverandre.
Før du bestemmer deg for å integrere systemene dine, bør bedriftsledere derfor stille seg tre nøkkelspørsmål for å sikre at integrasjonen vil være hensiktsmessig for virksomheten.
- Hva er formålet med integrasjonen?
- Hvordan vil integrasjonen forbedre arbeidsflyten og datahåndteringen i bedriften?
- Hvordan vil en integrasjon gjøre oss mer effektive?
Ved å svare på disse spørsmålene kan bedriftsledere identifisere om en integrasjon er hensiktsmessig og hvordan den kan bidra til å oppnå virksomhetens mål. Dette vil sikre at integrasjonen er veloverveid og at den faktisk gir merverdi for bedriften.
Integrere Business Online med andre systemer
Hos Business Online har vi lang erfaring med ulike integrasjoner og vi benytter oss av den moderne og fleksible teknologien REST API. Dette gi en sikker og pålitelig kommunikasjon mellom systemer. Vi skreddersyr hver integrasjon for å imøtekomme kundens ønsker og behov. Dette sikrer en integrasjon som passer perfekt til deres daglige drift.
Vi tar også hensyn til kundenes eksisterende systemer og teknologier, og sørger for at integrasjonen er enkel å vedlikeholde og oppdatere. Målet er alltid å gjøre kundenes hverdag enklere og mer effektiv.
Business Online kombinerer modulene CRM, HRM, Prosjekt og KHMS for å optimalisere arbeidsflyten og effektiviteten i bedriften. Dette lar modulene hente relevant data fra hverandre, noe som sparer tid og reduserer risikoen for menneskelige feil. Integreringen med appene fra Microsoft 365 gir et bredt spekter av funksjonalitet som forbedrer samarbeid og kommunikasjon i bedriften.
For eksempel, kan ansatte enkelt organisere og tildele hverandre oppgaver i Planner, mens Teams fungerer som en sentral plattform for kommunikasjon og samarbeid. OneNote hjelper med å samhandle og lagre møtenotater, mens Power BI gir visuelle dashbord med sanntidsdata for mer datadrevne beslutninger.
Samlet sett bidrar de eksisterende integrasjonen i Business Online til en sømløs og effektiv arbeidsflyt, der bedrifter kan dra nytte av et helhetlig system som støtter alle aspekter av virksomheten slik at behovet for integrasjon med flere systemer reduseres. Denne synergien fører til økt produktivitet, bedre samarbeid og en mer lønnsom virksomhet.
Konklusjon
Integrasjoner mellom systemer er en viktig faktor for å optimalisere virksomheten og øke effektiviteten. Ved å koble systemer sammen sikrer man konsistente data, reduserer manuelle arbeidsoppgaver og forbedrer datahåndteringen.
Det er viktig å huske at ikke alle integrasjoner er hensiktsmessige, derfor bør man stille seg selv noen spørsmål før man går i gang med en integrasjon. Ved å evaluere integrasjonens formål og dens potensiale for å effektivisere arbeidsflyten, kan man ta en informert beslutning.
Avslutningsvis kan man si at integrasjon av systemer kan være avgjørende for å oppnå en sømløs og effektiv arbeidsflyt i bedriften. Vår erfaring med REST API sikrer pålitelige og fleksible integrasjoner som møter kundens behov.
Business Online er et helhetlig system som støtter de mest sentrale aspektene av virksomheten og lar dere bruke et bredt spekter av verktøy fra Microsoft 365. På denne måten reduserer dere behovet for systemintegrasjoner, samtidig som dere styrker egne forretningsprosesser og forbedrer bedriftens interne samarbeid og kommunikasjon.
