For å være konkurransedyktig i dagens marked, er det viktig å ha på plass effektive arbeidsprosesser. Det imidlertid mange virksomheter sliter med, er ikke å dokumentere hvordan de skal jobbe, men å faktisk følge sine dokumenterte prosesser hver gang de utfører en arbeidsprosess.
Selv om det kan være fristende å stole på egen erfaring og hukommelse, kan det ofte føre til at man glemmer eller hopper over steg i prosessen. Dette kan igjen føre til at kvaliteten på prosessen og resultatet kan variere og at man må bruke tid på å jobbe seg tilbake i prosessen for å finne ut hvor det gikk galt dersom det oppstår problemer.
I denne artikkelen skal vi se nærmere på hvorfor det kan være avgjørende for virksomheten å holde seg til sine dokumenterte arbeidsprosesser, hvordan det kan forbedre effektiviteten, den interne samhandlingen, redusere feil og til slutt øke bunnlinjen.
Hva er en arbeidsprosess?
I denne artikkelen definerer vi en arbeidsprosess som en sekvens av faser med oppgaver som følges for å oppnå et bestemt mål, fullføre en oppgave eller et prosjekt.
Arbeidsprosessen skisserer de nødvendige fasene, oppgavene og ressursene som trengs for å oppnå et ønsket resultat. Arbeidsprosesser kan dokumenteres på ulike måter, men i Business Online bruker vi blant annet kvalitetssjekklister for å sikre at arbeidsprosesser utføres likt hver gang. Dette er avgjørende for at virksomheter skal opprettholde effektivitet, kvalitet og konsistent.
En prosess beskrives gjerne av en linjeleder med erfaring og fagkompetanse innenfor et gitt felt. Dette gjør man for å sikre at prosessen gjøres i henhold til bedriftens bestemmelser hver eneste gang den gjennomføres. Ved å ha en veldefinert arbeidsprosess kan ansatte effektivisere arbeidsflytene sine, redusere feil og forbedre den generelle produktiviteten.
Farene ved å kun stole på egen erfaring og hukommelse
Mange virksomheter har ulike prosesser dokumentert, men bruker dem ikke aktivt. Dette fører til at ansatte ofte må lene seg på egen erfaring og hukommelse når det kommer til ulike faser og steg i prosessen, noe som kan føre til at man glemmer eller hopper over steg.
Hvis man tidvis glemmer eller hopper over ulike steg i arbeidsprosessen, så vil kvaliteten også variere fra gang til gang. Uten en enkel måte å følge virksomhetens kvalitetssikrede arbeidsprosesser på, kan ansatte ende opp med å ta i bruk veldig ulike arbeidsmetoder for samme arbeidsprosess, eller effektiviteten i prosjektet påvirkes som følge av at ansatte er usikre på neste steg i prosessen.
Det blir også mer tidkrevende å jobbe seg bakover i prosjekter for å finne ut hvor feil lå når noe har gått galt eller stoppet opp. Noen ganger skal prosjekter også overleveres til noen andre personer eller avdelinger, da er det viktig at neste ledd enkelt kan oppdatere seg på hvor man er i prosessen eller hva som er neste steg.
Skal prosessen bli fulgt må den organiseres og tydeliggjøres
Prosjektprosessen går ofte på tillitt, mens dokumentasjon nedprioriteres. Dette er ikke nødvendigvis fordi ansatte ikke ønsker å følge en prosess – det er som regel både lettere for ansatte og ledere når arbeidsoppgavene og dokumentasjon er tydelig, men ofte fordi det ikke er ordentlige verktøy tilgengelig for dokumentasjon og redegjørelse for hvert steg i prosessen.
Gjør det lekende lett å følge enhver prosess
I Business Online løser vi denne utfordringen ved at våre kunder får muligheten til å lagre sine egne prosesser digitalt. Dette kaller vi kvalitetssjekklister, og disse kan enkelt kobles til ulike prosjekter og dokumenter. På denne måten kan dere sikre at hver prosess blir utført slik prosesseier ønsker den skal gjennomføres, hver gang. I en kvalitetssjekkliste kan alle involverte i prosjektet til enhver tid vite hva som er neste steg i prosessen, hvem som skal gjøre det og hvor langt man er kommet i hele prosessløpet for hvert eneste prosjekt.
Med kvalitetssjekklister kan ansatte dokumentere når et steg i prosessen er startet, fullført eller registrere potensielle avvik. Med mulighet for å skrive inn kommentarer i hvert steg av prosessen, blir det enkelt å vite hva som gikk galt og hvorfor. Dette betyr at dere også kan gi beskjed til kunde, produksjon eller kanskje transportselskapet, så fort dere vet noe har gått galt eller stoppet opp. På denne måten kan man sikre seg tidssparing, arbeidsflyt og kvalitetssikring på ethvert prosjekt.
