En prosess beskrives gjerne av en linjeleder med erfaring og fagkompetanse innenfor et gitt felt. Dette gjør man for å sikre at prosessen gjøres i henhold til bedriftens bestemmelser hver eneste gang den gjennomføres. Men brukes egentlig denne prosessbeskrivelsen aktivt?
Stoler dere helst på egen erfaring og hukommelse?
Mange virksomheter har ulike prosesser dokumentert, men de bruker dem ikke aktivt. For mange blir prosessene noe man kanskje beskriver én gang, men som ikke brukes aktivt.
Dette fører til at ansatte ofte må lene seg på egen erfaring og hukommelse når det kommer til ulike faser og steg i prosessen, noe som kan føre til at man glemmer eller hopper over steg. Hvis man tidvis glemmer eller hopper over ulike steg når man skal utføre en gjentakende prosess, så vil kvaliteten på samme prosess også variere fra gang til gang.
Uten en enkel måte å følge bedriftens kvalitetssikrede prosess på, kan ansatte i samme bedrift ende opp med å ta i bruk veldig forskjellige arbeidsmetoder for samme type prosjekter, eller effektiviteten i prosjektet påvirkes som følge av at ansatte er usikre på neste steg i prosessen. Det blir også mer tidkrevende å jobbe seg bakover i prosjekter for å finne ut hvor feil lå når noe har gått galt eller stoppet opp. Noen ganger skal prosjekter også overleveres til noen andre, eksempelvis om en ansatt på det prosjektet skulle bli syk, endre stilling eller slutte. Da er det viktig å enkelt kunne oppdatere seg på hvor man er i prosessen eller hva som er neste steg.
Skal prosessen bli fulgt må den organiseres og tydeliggjøres
Prosjektprosessen går ofte på tillitt, mens dokumentasjon nedprioriteres. Dette er ikke nødvendigvis fordi ansatte ikke ønsker å følge en prosess – det er som regel både lettere for ansatte og ledere når arbeidsoppgavene og dokumentasjon er tydelig, men ofte fordi det ikke er ordentlige verktøy tilgengelig for dokumentasjon og redegjørelse for hvert steg i prosessen.
Gjør det lekende lett å følge enhver prosess
I Business Online løser vi denne utfordringen ved at våre kunder får muligheten til å lagre sine egne prosesser digitalt. Dette kaller vi kvalitetssjekklister, og disse kan enkelt kobles til ulike prosjekter. På denne måten kan dere sikre at hver prosess blir utført slik prosesseier ønsker den skal gjennomføres, hver gang. I en kvalitetssjekkliste kan alle involverte i prosjektet til enhver tid vite hva som er neste steg i prosessen, hvem som skal gjøre det og hvor langt man er kommet i hele prosessløpet for hvert eneste prosjekt.
Med kvalitetssjekklister kan ansatte dokumentere når et steg i prosessen er startet, fullført eller registrere potensielle avvik. Med mulighet for å skrive inn kommentarer i hvert steg av prosessen, blir det enkelt å vite hva som gikk galt og hvorfor. Dette betyr at dere også kan gi beskjed til kunde, produksjon eller kanskje transportselskapet, så fort dere vet noe har gått galt eller stoppet opp. På denne måten kan man sikre seg tidssparing, arbeidsflyt og kvalitetssikring på ethvert prosjekt.
