Feil og uforutsette hendelser kan gi oss viktig læring i arbeidshverdagen, noe som vil hjelpe oss å øke kvaliteten og sikkerheten på det arbeidet vi gjør. Men dersom vi ikke har et system for å følge opp feilene som skjer, kan vi gå glipp av verdifulle forbedringer som kan ha en innvirkning på effektivitet og kundetilfredsheten.
Hva er egentlig et avvikssystem?
Et avvik er noe som har skjedd som ikke burde ha skjedd, dette kan være en feil eller andre forhold og hendelser som ikke bør gjenta seg. Avviksregistrering gir oss mulighet til å forbedre oss og redusere risiko.
La oss eksempelvis tenke oss at et verktøy faller fra et tak på en byggeplass og forårsaker skade på verktøyet og en mulig personskade ved at noen kan trå på den. Her ville et forbyggende tiltak være å sikre verktøyene på en annen måte, for eksempel ved å ha dem sikret til den ansattes belte.
Et avvikssystem lar deg registrere og håndtere ulike avvik som oppstår i arbeidshverdagen, slik at det også blir lettere for virksomheten å identifisere og fikse opp i problemer som ikke oppfyller ulike standarder, krav eller reglement.
Avvikssystemet lar deg også håndtere disse problemene på en systematisk og konsistent måte, slik at virksomheten kan redusere sannsynligheten for at det oppstår lignende eller mer alvorlige avvik, feil eller mangler.
Derfor bør du ha et avvikssystem
Det er lovpålagt å ha et avvikssystem. Alle virksomheter skal ha rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge avvik, dette er blant annet et krav i HMS-lovgivningen og i internasjonale standarder som ISO 9001.
Et avvikssystem kan gi mange fordeler for virksomheten din, inkludert økt effektivitet og reduserte kostnader. Med et avvikssystem på plass kan du raskt identifisere problemer med avvik og iverksette tiltak for å løse dem.
Dette hjelper deg ikke bare unngå kostbare feil, men det sparer også virksomheten for tid og ressurser. I tillegg kan et avvikssystem hjelpe deg med å forbedre arbeidsprosessene dine, gjøre arbeidsflyten mer smidig og til slutt oppnå bedre resultater.
Virksomhetens evne til å opprettholde god kvalitetskontroll er avhengig av avvikssystemet ettersom det vil hjelpe virksomheten med å se problemer tidlig og fikse dem, noe som reduserer muligheten for feil og sikrer kundetilfredsheten.
I tillegg kan et avvikssystem gi dere verdifull innsikt rundt hvilke områder som trenger forbedring, slik at dere i større grad kan fokusere på å forbedre egne prosedyrer og infrastruktur.
Avvikssystemet kan også hjelpe virksomheten med å etterleve industristandarder og lover. Dette bidrar til at virksomheten beholder et godt omdømme og en høy grad av tillit hos kundene, samtidig som det beskytter mot potensielle juridiske eller økonomiske konsekvenser.
Forskjellen på et avvikssystem og et kvalitetssystem
Et avvikssystem og et kvalitetssystem har ulike formål, men begge er knyttet til styring av kvaliteten til en virksomhet.
Et kvalitetssystem inneholder virksomhetens retningslinjer, prosesser, prosedyrer og instrukser for å administrere og forbedre virksomhetens kvalitetsstyring. Du kan si at du har et kvalitetssystem for å sikre at virksomheten konsekvent oppfyller eller overgår kundens behov, forventninger og regulatoriske krav. Kvalitetssystemet inkluderer ulike funksjoner som planlegging, kontroll, sikkerhet og forbedring for å sikre at produktene eller tjenestene som virksomheten leverer er av høy kvalitet og leveres til kunden som forventet.
Et avvikssystem på sin side er en del av et kvalitetssystem som spesifikt omhandler avvik. Tilfeller hvor produkter, tjenester eller prosesser ikke oppfyller de nødvendige standardene eller spesifikasjonene. Avvikssystemet brukes til å identifisere, dokumentere og ordne opp i avvik for å forhindre at de gjentar seg i fremtiden.
Avvikssystemet inneholder prosedyrer for å undersøke grunnårsaken til avvik, dokumentere funnene og iverksette korrigerende og forebyggende tiltak basert på å de underliggende årsakene.
Et kvalitetssystem er altså et mer omfattende rammeverk som sikrer at organisasjonens kvalitetsstyring er effektiv, mens et avvikssystem er en del av kvalitetssystemet som omhandler tilfeller der produkter, tjenester eller prosesser ikke oppfyller ulike krav, standarder eller spesifikasjoner.
Slurvete avviksregistrering gir dårlig oversikt
Mange virksomheter har et system for å loggføre avvik og utarbeide tiltak, likevel går mange glipp av den egentlige verdien som ligger i avviksrapportering fordi systemene ofte er for kompliserte, noe som gjør at terskelen for å rapportere avvik blir større.
Virksomhetens evne til å opprettholde god kvalitetskontroll er avhengig av et godt avvikssystem, slik at man kan oppdage problemer tidlig og fikse dem, noe som reduserer muligheten for lignende feil i fremtiden og sikrer kundetilfredsheten.
I tillegg kan et avvikssystem gi verdifull innsikt rundt hvilke områder som trenger forbedring, slik at dere i større grad kan fokusere på å forbedre egne prosedyrer og infrastruktur.
Mange virksomheter som har et avvikssystem, men mangler opplæring i bruk av systemet. Uten god veiledning for hvordan ansatte skal registrere avvik og hvordan avviket skal følges opp i etterkant, blir færre avvik registrert.
Travle arbeidsdager og begrenset tilgjengelighet av digitale verktøy i arbeidshverdagen, kan gjøre at avviksregistreringen kommer langt ned på prioriteringslisten. Dette gjør at ledelsen vil sitte med et urealistisk bilde av den faktiske driften og hva som skaper trøbbel for helse, sikkerhet, produktivitet og kvaliteten i bedriften.
Når vi først har data og statistikk på tidligere avvik, alvorlighetsgrad og utfallsmoment, kan vi visualisere og analysere dataen. Avvik kan visualiseres på mange forskjellige måter ved bruk av for eksempel verktøy som Power BI, som vil hente inn data i sanntid og justere rapportene deretter.
Ved å bruke visuelle dashbord som oppdateres basert på dataen som kommer inn i løpet av arbeidshverdagen, vil man også kunne bruke mindre tid på å lage rapportene selv. På denne måten blir rapportering til ledelsen eller styret enklere enn noen gang.
Dette bør du se etter når dere skal ha et nytt avvikssystem
I denne artikkelen har vi samlet en liste med sju egenskaper du bør være spesielt på utkikk etter når dere skal investere i et nytt avvikssystem:
- Brukervennlig
- Fleksibelt
- Mulighet for integrasjoner
- Inkluderer flere kategorier
- Tilgjengelig på mobil
- Analyse og rapportering
- Sikkerhet og samsvar
- Opplæring og støtte
1. Brukervennlighet
Avvikssystemet bør være enkelt å bruke for alle ansatte. Det vil kunne oppmuntre flere ansatte til å rapportere avvik, noe som gjør at virksomheten sitter igjen mer bedre data rundt de avvikene som oppstår. Det er også viktig at avvikssystemet er enkelt å administrere i tillegg til at det er enkelt å behandle de avvikene som kommer inn.
2. Fleksibilitet
Systemet bør kunne tilpasses virksomhetens behov. Dette kan være alt fra muligheten til å gjøre tilpasninger på registreringsskjemaet, arbeidsflyten i systemet og rapporteringen.
3. Inkluderer flere kategorier
Et avvikssystem bør inneholde flere former for KHMS-rapportering, ikke bare avvik. Det er en fordel at systemet også inneholder muligheten for å registrere forbedringsforslag, observasjoner, anonym varsling og leverandøravvik.
4. Mulighet for integrasjoner
Noen ganger har vi behov for at avvikssystemet integreres med andre sentrale systemer som virksomheten bruker, som eksempelvis kvalitetssystemet. Det kan derfor være lurt å sjekke på forhånd hvilke muligheter avvikssystemet har for integrasjoner med andre systemer, slik at man får en mer sømløs brukeropplevelse.
I Business Online er avvikssystemet en det av kvalitetssystemet, det vi kaller Business Online KHMS. Dette gjør at brukerne får en god flyt på tvers av avdeling og fagområde når man registrerer og behandler avvik.
5. Tilgjengelig på mobil
Man har ikke alltid tilgang på en laptop, derfor kan det være lurt at avvikssystemet også er tilgjengelig på mobil slik at ansatte kan rapportere avvik også utenfor kontoret. På denne måten kan avvikene rapporteres raskere.
6. Analyse og rapportering
Mulighet for gode å lage gode analyser og rapporter i avvikssystemet, gjør at vi kan få sanntidsinnsikt i trender og raskere sette i gang korrigerende tiltak. I tillegg vil det gjøre rapportering til ledelse og styret enklere.
7. Sikkerhet og samsvar
Med en økende fare for datainnbrudd, er det spesielt viktig at systemet har gode sikkerhetstiltak for å unngå at sensitiv data kommer på avveie. I tillegg er det viktig at systemet overholder relevante bransjeforskrifter som GDPR.
8. Opplæring og støtte
Noe av det viktigste med å få på plass et nytt avvikssystem er en god implementeringsperiode, hvor ansatte får tilstrekkelig opplæring for å sikre at systemet brukes riktig og effektivt. Dette vil igjen redusere sannsynligheten for feil og øke brukertilfredsheten generelt.
Økt antall avvik er tegn på et velfungerende system
Virksomheter som tar i bruk et mer brukervennlig avvikssystem, vil ofte oppleve at antallet avvik vil øke i starten.
Dette er egentlig veldig gode nyheter, fordi det betyr at systemet er godt implementert, terskelen for avviksregistrering er senket og vi vil få et bedre bilde av de faktiske avvikene som skjer i bedriften. Da får vi et bedre grunnlag for å vite hvilke prosesser som må forbedres, hvilke maskiner som snart trenger utskiftning og kanskje vi også kan se hvilke leverandører vi skal jobbe mer eller mindre med.
I Business Online har vi løst dette med avviksregistrering ved å ha fokus på å gjøre det så enkelt som mulig å registrere avvik. Noen avvik krever litt mer enn andre, derfor er det også mulig å opprette granskningsprosjekt når det er nødvendig.
Ettersom Business Online er fullstendig integrert med Microsoft 365 får ansatte tilgang både i nettleseren på laptopen eller nettbrettet, men også via mobil. Dette fordi mange ansatte som opplever avvik ikke bare sitter på kontor, men er ute i produksjonsavdelinger og lager, derfor er det viktig at avviksregisteringen også kan gjøres på mobil og at det registreres før det faller nederst på prioriteringslisten.
Konklusjon
Et avvikssystem er en lovpålagt og kritisk komponent i enhver virksomhets kvalitetssystem. Det gjør det mulig for ansatte å rapportere ethvert avvik fra etablerte kvalitetsstandarder hvor eksempelvis produkter, tjenester eller prosesser ikke er i samsvar. Ved å registrere og analysere avvik kan virksomheten enkelt identifisere trender og årsaker samt iverksette korrigerende og forebyggende tiltak for å forbedre dette.
Avvikssystemet kan bidra til at virksomheten reduserer kostnader, forbedrer kundetilfredsheten og overholder regulatoriske krav. Videre kan det bidra til å fremme en kultur for kontinuerlig forbedring, hvor ansatte oppfordres til å rapportere problemer og foreslå idéer for forbedring, noe som til slutt fører til at man får produkter og tjenester av høyere kvalitet.
