Det å ivareta krav knyttet til helse, miljø og sikkerhet er noe alle virksomheter bryr seg om, likevel skjer det arbeidsulykker eller man har ansatte som får arbeidsrelaterte sykdommer. I følge den internasjonale arbeidsorganisasjonen (ILO) dør mer enn 7600 mennesker hver dag som følge av arbeidsrelaterte ulykker eller sykdommer, det vil si over 2,78 millioner mennesker hvert år. Dette kan få store konsekvenser for både familiene og lokalsamfunnet som blir rammet, i tillegg til at kostnadene for virksomheten er betydelige.
For å øke sikkerheten og redusere arbeidsrelaterte sykdommer har man en internasjonal standard for arbeidsmiljø som heter ISO 45001. Dette rammeverket har som formål å øke sikkerheten på arbeidsplassen og redusere arbeidsrelaterte sykdommer slik at virksomheten kan være i forkant med å forbedre arbeidsmiljøet.
I denne artikkelen får du en oversikt over hva ISO 45001 innebærer og fordelene med å jobbe etter denne standarden. I tillegg får du en oversikt over stegene dere må gjennom for å bli sertifiserte og svar på spørsmålet om du trenger å sertifisere virksomheten i det hele tatt?
OK, la oss dykke ned i temaet om ISO 45001!
Først av alt, hva er ISO 45001?
ISO 45001 er en internasjonal standard for arbeidsmiljø, den har som formål å sikre et godt arbeidsmiljø gjennom kontinuerlig fokus på ansattes fysiske og psykiske arbeidsmiljø. ISO 45001 standarden er utviklet for å kunne bli integrert i virksomhetens eksisterende ledelsesprosesser og er bygget opp på en lignende struktur som ISO 9001.
Når policy, mål og arbeidsrutiner implementeres i ledelsessystemet blir det enklere for virksomheten å håndtere arbeidsmiljørisikoer og øke virkningen av arbeidsmiljøarbeidet ettersom virksomhetens KHMS-ledere blir mer oppmerksomme på utfordringene. Når vi har et bedre bilde over hvilke utfordringer vi har knyttet til HMS, blir det også enklere å sette kontinuerlige målsetninger for de ansattes sikkerhet og helse, samt måle virkningen av de tiltakene som settes i gang.
ISO 45001:2018 erstatter OHSAS 18001 fra British Standards Institution. Forskjellen på de to er at OHSAS 18001 er mer prosedyrebasert og tar ikke hensyn til interesserte parter utenfor den aktuelle virksomhetene, og tar kun for seg risiko. ISO 45001 derimot fokuserer på prosesser, hele virksomheten og ulike interessenter, samt den tar for seg både risiko og muligheter.
Fem grunner til å jobbe i henhold til ISO-45001
Et systematisk rammeverk er nøkkelen til god HMS-ledelse. ISO 45001 kan hjelpe virksomheten med å forhindre arbeidsrelaterte sykdommer, skader og dødsfall, overholde ulike krav i regelverk, systematisk forbedre sikkerheten og nå de HMS-relaterte målene som virksomheten har satt seg. Nedenfor finner du fem grunner til å jobbe i henhold til ISO-45001:
- Mer fornøyde ansatte. Et økt fokus på helse, miljø og sikkerhet bidrar til at ansatte jobber i et trygt og sunt miljø. Når ansatte føler seg godt ivaretatt av bedriften vil også gjennomtrekken av ansatte reduseres og man blir en mer attraktiv arbeidsgiver.
- Nye muligheter. Det å jobbe i henhold til ISO 45001, kan man åpne dørene til nye kunder og markeder.
- Sikre overholdelse av lover og regler. Rammeverket til ISO 45001 bidrar til å sikre at virksomheten overholder lover og regler, noe som reduserer risikoen for eventuelle bøter og straff.
- Godt omdømme. Jobber du effektivt og systematisk med kontinuerlig forbedring vil kvaliteten på det arbeidet dere gjør øke. Dette er noe både eksisterende kundene og nye vil bite seg merke i.
- Sterkt konkurransefortrinn. God kvalitet på produkter og tjenester, fornøyde kunder og ansatte, er et sterk konkurransefortrinn blant andre konkurrenter i markedet.
Jeg vil sertifiseres, hva gjør jeg?
Det kan være vanskelig å vite hvordan man egentlig skal starte prosessen med å sertifisere virksomheten i henhold til ISO 45001. Her har vi satt opp et lite veikart for å navigere deg gjennom prosessen:
- Start med å lese deg litt mer opp på ISO 45001.
Det kan du gjøre inne på ISO-standardene sin egen hjemmeside: ISO – ISO 45001 – All you need to know
Dersom du heller ønsker å lese mer om ISO 45001 på norsk, kan du ta en titt innom et av selskapene som leverer tjenester innen ISO-sertifisering, nemlig Kiwa. De har en utfyllende guide for denne sertifiseringen: ISO 45001 Sertifisering | Arbeidsmiljø | Kiwa Norge - Samsvarsvurdering
Her skal dere kartlegge virksomheten og identifisere mulige avvik dere har fra standarden. Dette gjør dere ved å se på de eksisterende elementene i systemet for intern kontroll som dere har i dag og sammenligne opp i mot kravene i ISO 45001. - Prosjektplan
Sette sammen en fremdriftsplan og fastsett dato for overgangsrevisjon. - Lukk avvikene.
Deleger ansvar for å korrigere avvikene, dokumenter prosessen, informer internt og lær opp virksomheten i de nye prosedyrene. Til slutt må man også kontrollere at de nye prosedyrene er implementert. - Internrevisjon
Gjennomfør en internrevisjon og korriger alle avvikene før overgangsrevisjonen. - Overgangsrevisjon
Planlegg og gjennomfør en overgangsrevisjon. Denne utføres i samarbeid med virksomhetens interne prosjektgruppe for sertifiseringen og en representant fra et sertifiseringsorgan. - Intern oppfølging.
Sett sammen en liten gruppe bestående av linjeledere, ansatte og interne revisorer som kan opprettholde og forbedre internkontrollen.
En ISO-sertifisering er gyldig i 3 år så lenge virksomheten fortsetter å oppfylle kravene i ISO 45001 og kan dokumentere bruk av styringssystemet.
Trenger vi egentlig en sertifisering?
Det er ikke nødvendig å ISO-sertifisere virksomheten for å jobbe i henhold til ISO 45001. Ved å jobbe i henhold til de kravene som er beskrevet i standarden og dokumentere at dere faktisk jobber slik som dere har beskrevet.
Med mindre det stilles krav fra kunder om å ha en sertifisering, kan dere oppnå mange av de samme fordelene ved ISO-45001 ved å jobbe i henhold til standarden som å faktisk sertifisere seg.
Dokumenter hvordan dere jobber, ganske enkelt
Praktisering av god HMS-ledelse og kontinuerlig forbedring krever gode digitale verktøy som hjelper virksomheten følge egne prosesser, dokumentere at vi jobber slik vi sier at vi skal jobbe og at vi hele tiden har et mest mulig realistisk bilde over avvik og forbedringsområder.
For at dette skal være mulig å gjøre i praksis, er det viktig å ha et system som er brukervennlig og enkelt for alle ansatte å bruke. Business Online er laget for å møte disse behovene og ettersom det er integrert med Microsoft 365, blir det enkelt å implementere i din bedrift. Med Business Online får virksomheten et solid hjelpemiddel når dere skal implementere ISO 45001-standarden og gjennomføre revisjoner.
