Et avvik kan være et brudd på viktige prosedyrer, instruksjoner eller rutiner i bedriften. Alle hendelser som innebærer brudd på lovverket regnes også som et avvik. Avvik kan eksempelvis dreie seg om at ansatte mangler verneutstyr, at ansatte blir skadet på arbeidsplassen eller kanskje at kjemikalier blir håndtert eller lagret feil. 

Med andre ord, er avvik alt som ikke kan regnes som sikker drift. Alle bedrifter skal ha rutiner for å avdekke, rette opp i og forebygge avvik.

Avvikshåndtering er å oppdage, melde inn, rette opp i og forebygge brudd på krav i HMS-lovgivningen. Det er arbeidsgiver som har ansvaret for at regelverket blir fulgt og at bedriften har, og bruker, et system for å registrere og håndtere avvik. Medarbeidere har plikt til å melde fra om avvik eller mangler på arbeidsplassen. 

God avvikshåndtering bidrar til at bedriften kan lære av sine feil, noe som vil bidra til at bedriften over tid reduserer risiko, antall avvik og mulige kostnader som følge av avvikene.

Et KHMS-system består av komponentene kvalitet og helse, miljø og sikkerhet (HMS). 

Et godt gjennomtenkt og lett tilgjengelig HMS-system, vil gi dere full oversikt over hvilke lover, roller og rutiner som gjelder for bedriften din. Innholdet i et HMS-system baseres på et felles regelverk, men det må også tilpasses bedriften ettersom det eksempelvis stilles strengere krav til rutiner og dokumentasjon i bedrifter med et høyt risikonivå. 

Et kvalitetsystem skal bidra til å sikre at du leverer i henhold til kundenes forventninger, krav og behov. Systemet sikrer at alle prosesser blir dokumentert og synliggjort, slik at dere kan få enda bedre orden både internt og ovenfor eksterne kontrollmyndigheter. 

Det er lovpålagt for alle bedrifter å jobbe systematisk med helse, miljø og sikkerhet. Et KHMS-system vil la dere kontinuerlig dokumentere både hvordan dere skal jobbe og hvordan dere faktisk jobber, noe som vil være til god hjelp når dere skal dokumentere internkontroll for HMS til myndigheter, ansatte, eiere og kunder. 

Et KHMS-system vil også gi dere enda bedre dokumentstyring, revisjonskontroll, historikk og godkjenning.

Det vil også hjelpe dere med å skape en forbedrings- og læringskultur i bedriften, gjennom at man systematisk kan ta læring av uønskede hendelser og enkelt oppdatere prosesser og rutiner basert på dette. 

Et godt KHMS-system bør gjøre det enkelt for ansatte å følge bedriftens prosesser og rutiner. Dette sikrer ikke bare god etterlevelse, men gjør det også enklere å gjøre mindre eller større endringer i de prosessene eller rutinene hvor det er nødvendig.

Det er ikke alltid uønskede hendelser skjer ved kontorpulten, derfor bør systemet være lett tilgjengelig på andre digitale flater, som nettbrett eller mobil. På denne måten sikrer du at avvik faktisk blir registrert mens det enda er friskt i minnet og ansatte eller leder har mulighet til å dokumentere med bilder. 

Det skal være enkelt å finne informasjon i et KHMS-system

Med Business Online får dere et fullverdig dokumentsystem som holder kontroll på all styrende dokumentasjon, revisjoner og ansvarspersoner, slik at dere enkelt finner frem til riktig og nyeste utgave av et dokument.

Publiserte styrende dokumenter blir gruppert på avdeling og dokumenttype. Disse dokumentene utarbeides basert på deres egne maler og godkjennes gjennom en 3-stegs godkjennelses prosess med full revisjonshistorikk, mens et standard dokumentbibliotek kun håndterer versjoner.

Nummereringen av dokumentene er bygget opp basert på avdeling, dokumenttype og løpenummer. Det finnes også en funksjon for påminnelse av neste revisjon, slik at du som dokumentansvarlig vil få en melding med påminnelse om å gå igjennom innholdet og eventuelt justere. Dette vil gi dere en god oversikt og kontroll, og ikke minst er dette noe dere kan imponere revisor med.

Et KHMS-system hjelper ansatte å bli mer bevisste på risiko, noen som er med på å beskytte virksomhetens økonomi, omdømme og ansattes helse og sikkerhet. 

Systemet vil også kunne hjelpe med å flytte fokus mer bort fra leting og koordinering til å heller sette større fokus på kvalitetsforbedring, læring og etterlevelse.