Business Online KHMS

Kvalitetssystem

Mange har enkeltstående kvalitetssystemer, noe som gjør at det blir vanskelig å etterleve ulike prosesser og prosedyrer i arbeidshverdagen. Med Business Online kan du knytte kvalitetsarbeidet inn i alle ledd av bedriften, slik at du alltid jobber i henhold til beste praksis.

Små og mellomstore bedrifter velger Business Online

Oversikt over rapporterte saker

Full oversikt over status, prioritet, alvorlighetsgrad og tidsfrister for de ulike sakene som har blitt registrert. Ansatte kan enkelt registrere avvik, observasjoner, tilbakemeldinger fra kunder og forbedringsforslag.

Listevisning over bedriftens innrapporterte saker

Behandling av avvik

Standardisert prosess for behandling av ulike avvik. Registrer, behandle og følg opp avvik, enten fra laptop, nettbrett eller mobil. Få automatisk genererte Power BI dashbord for visualisering av trender.

Trinnvis behandling av innrapporterte saker

Eget arbeidsområde for dokumentene

Dokumentene opprettes og vedlikeholdes i et tilgangsstyrt dokumentbibliotek. Med Business Online har du alltid tilgang til dokumentets historikk, slik at du til enhver tid kan gå tilbake og se på tidligere versjoner av dokumentet.

Bedriftens tilgangsstyrte arbeidsområde for dokumenter

Sømløs integrasjon med Prosjekt-modulen

Unngå mellomlagring – hent inn styrende dokumenter fra KHMS-modulen direkte i prosjektets arbeidsrom. Hent inn alt fra kontraksmal til sjekkliste fra KHMS-modulens styrende dokumenter.

Arbeidsrommet til et prosjekt hvor man henter inn dokumenter direkte fra dokumentbiblioteket i KHMS-modulen

Populære ekstrafunksjoner

Ingen mellomlagring nødvendig. Flytt eposter og dokumenter direkte fra innboksen og inn i Business Online.

Les mer om Outlook Integrator

Gjør periodiske vurderinger av leverandørene. Perfekt for bedrifter som er underlagt Åpenhetsloven!

Les mer om Leverandørevaluering

Effektiviser utformingen og utsendelsen av tilbud til kunde med Tilbudsbygger integrert i Business Online CRM.

Les mer om Tilbudsbygger

Visualiser bedriftens funksjoner og prosesser

Bli ISO-revisorens favorittbedrift. Tegn opp bedriftens funksjoner (Business Process Management), tilhørende flytdiagram og last opp i Business Online. Modellen er interaktiv, slik at du kan legge inn flytdiagram og styrende dokumenter bak de ulike rutene. 

Eksempel på hvordan en visualisert representasjon av bedriften kan se ut

Ofte stilte spørsmål

Et avvik kan være et brudd på viktige prosedyrer, instruksjoner eller rutiner i bedriften. Alle hendelser som innebærer brudd på lovverket regnes også som et avvik. Avvik kan eksempelvis dreie seg om at ansatte mangler verneutstyr, at ansatte blir skadet på arbeidsplassen eller kanskje at kjemikalier blir håndtert eller lagret feil. 

Med andre ord, er avvik alt som ikke kan regnes som sikker drift. Alle bedrifter skal ha rutiner for å avdekke, rette opp i og forebygge avvik.

Avvikshåndtering er å oppdage, melde inn, rette opp i og forebygge brudd på krav i HMS-lovgivningen. Det er arbeidsgiver som har ansvaret for at regelverket blir fulgt og at bedriften har, og bruker, et system for å registrere og håndtere avvik. Medarbeidere har plikt til å melde fra om avvik eller mangler på arbeidsplassen. 

God avvikshåndtering bidrar til at bedriften kan lære av sine feil, noe som vil bidra til at bedriften over tid reduserer risiko, antall avvik og mulige kostnader som følge av avvikene.

Et KHMS-system består av komponentene kvalitet og helse, miljø og sikkerhet (HMS). 

Et godt gjennomtenkt og lett tilgjengelig HMS-system, vil gi dere full oversikt over hvilke lover, roller og rutiner som gjelder for bedriften din. Innholdet i et HMS-system baseres på et felles regelverk, men det må også tilpasses bedriften ettersom det eksempelvis stilles strengere krav til rutiner og dokumentasjon i bedrifter med et høyt risikonivå. 

Et kvalitetsystem skal bidra til å sikre at du leverer i henhold til kundenes forventninger, krav og behov. Systemet sikrer at alle prosesser blir dokumentert og synliggjort, slik at dere kan få enda bedre orden både internt og ovenfor eksterne kontrollmyndigheter. 

Det er lovpålagt for alle bedrifter å jobbe systematisk med helse, miljø og sikkerhet. Et KHMS-system vil la dere kontinuerlig dokumentere både hvordan dere skal jobbe og hvordan dere faktisk jobber, noe som vil være til god hjelp når dere skal dokumentere internkontroll for HMS til myndigheter, ansatte, eiere og kunder. 

Et KHMS-system vil også gi dere enda bedre dokumentstyring, revisjonskontroll, historikk og godkjenning.

Det vil også hjelpe dere med å skape en forbedrings- og læringskultur i bedriften, gjennom at man systematisk kan ta læring av uønskede hendelser og enkelt oppdatere prosesser og rutiner basert på dette. 

Et godt KHMS-system bør gjøre det enkelt for ansatte å følge bedriftens prosesser og rutiner. Dette sikrer ikke bare god etterlevelse, men gjør det også enklere å gjøre mindre eller større endringer i de prosessene eller rutinene hvor det er nødvendig.

Det er ikke alltid uønskede hendelser skjer ved kontorpulten, derfor bør systemet være lett tilgjengelig på andre digitale flater, som nettbrett eller mobil. På denne måten sikrer du at avvik faktisk blir registrert mens det enda er friskt i minnet og ansatte eller leder har mulighet til å dokumentere med bilder. 

Det skal være enkelt å finne informasjon i et KHMS-system

Med Business Online får dere et fullverdig dokumentsystem som holder kontroll på all styrende dokumentasjon, revisjoner og ansvarspersoner, slik at dere enkelt finner frem til riktig og nyeste utgave av et dokument.

Publiserte styrende dokumenter blir gruppert på avdeling og dokumenttype. Disse dokumentene utarbeides basert på deres egne maler og godkjennes gjennom en 3-stegs godkjennelses prosess med full revisjonshistorikk, mens et standard dokumentbibliotek kun håndterer versjoner.

Nummereringen av dokumentene er bygget opp basert på avdeling, dokumenttype og løpenummer. Det finnes også en funksjon for påminnelse av neste revisjon, slik at du som dokumentansvarlig vil få en melding med påminnelse om å gå igjennom innholdet og eventuelt justere. Dette vil gi dere en god oversikt og kontroll, og ikke minst er dette noe dere kan imponere revisor med.

Et KHMS-system hjelper ansatte å bli mer bevisste på risiko, noen som er med på å beskytte virksomhetens økonomi, omdømme og ansattes helse og sikkerhet. 

Systemet vil også kunne hjelpe med å flytte fokus mer bort fra leting og koordinering til å heller sette større fokus på kvalitetsforbedring, læring og etterlevelse.

Ønsker du å se enda mer av Business Online?

Ta kontakt med oss i dag

Få orden i skysakene☁️

I Business Online er alle moduler knyttet sammen i den samme underliggende prosjektplattformen. Selv om hver modul er kraftig alene, skjer den virkelige magien når du bruker dem samlet. Slik får du orden i skysakene!

CRM

Fleksibelt system for håndtering av salgsprosesser, kunder, kontrakter og leverandører. Gir deg god oversikt på nøkkelinformasjon og mulighet for å standardisere egne salgsprosesser.

Prosjektstyringssystem som hjelper deg med å håndtere flere prosjekter på samme tid. Få bedre oversikt i prosjektene, øk effektiviteten og styrk det interne samarbeidet.

Denne modulen lar deg samle informasjon og dokumentasjon om hver enkelt ansatt i tilgangsstyrte arbeidsrom. Få påminnelse når det er tid for neste medarbeidersamtale.