Ofte stilte spørsmål
Her kan du finne våre ofte stilte spørsmål. Finner du ikke det du leter etter? Les vår digitale brukermanual eller snakk med oss.
Generell informasjon
Mye av tiden vi bruker på jobb går til koordinering, enten det er gjennom eposter, chatmeldinger eller møter. Hvem har ansvar for hva i prosjektet? Når må produksjonen være ferdig? Og hva må man huske på i en ansettelsesprosess? Dette fører til at vi ofte bruker mer tid på å koordinere arbeidsoppgaver enn å faktisk gjøre oppgavene.
Vi møter også ofte bedrifter som opplever at de sliter med å finne igjen dokumentene de leter etter. Dette kan være knyttet til at de i dag har mange ulike systemer og at dokumentene ligger lagret på ulike plasser eller at mange av dokumentene ligger lagret lokalt hos ulike personer. Dette er en klassisk tidstyv hos mange bedrifter og det fører ofte meg seg mye stress og frustrasjon for ansatte.
Hvis du kjenner deg igjen i noen av disse utfordringene, så er du ikke alene. Dette er digitale utfordringer som vi erfarer at veldig mange bedrifter kjenner seg igjen i. Vi har utviklet et system som fungerer som et felles digitalt samlingspunkt i bedriften, hvor intern kommunikasjon og informasjon vil få en logisk plassering. Business Online er koblet sammen med Microsoft 365 sine apper, slik at dere kan fortsette å bruke de programmene dere kjenner godt fra før av.
Business Online hjelper deg å skape struktur og orden, noe som igjen hjelper deg å spare tid. Hvor mye tid man sparer kommer helt an på bruk og utgangspunkt. Du slipper å lete etter dokumenter eller å lage Excel-ark med potensielle leads, fordi Business Online gir deg full oversikt over dine siste kontakter, oppfølgingsdatoer og mye mer. I tillegg har du full kontroll over alle dine prosesser med tilhørende dokumentasjon. Du får også oversikt gjennom dashbord, slik at du lettere kan identifisere inntekts- og besparelsespotensiale.
Business Online er utviklet for å ivareta nettopp denne utfordringen, fordi det er blitt et utbredt problem etter pandemien og lange perioder med hjemmekontor. Med Business Online integreres operasjonelle aktiviteter med kommunikasjonsverktøy, noe som gjør det enkelt å jobbe med egne oppgaver samtidig som en opprettholder god kommunikasjon med kolleger underveis. Teams kan brukes som kommunikasjonskanal samtidig som dere kan bruke prosjektstyringsverktøy direkte i Teams. På denne måten kan dere samarbeide på prosjekter i tillegg til å ha samtaler på Teams.
Kombinasjonen av en operasjonell plattform og enkel kommunikasjonskanal er svært viktig for å oppnå engasjement. Verktøyene i Business Online er bygget opp slik at dere kan ha en god flyt mens dere jobber. Dere får full oversikt over prosjekter, KHMS-saker og tildelte oppgaver. I tillegg kan man selv delegere oppgaver og sette synlige frister som andre kan følge opp.
Business Online har også et Intranett som bidrar til å styrke informasjonsflyten i organisasjonen og på tvers av avdelinger. Her kan KHMS-leder for eksempel legge ut viktig informasjon på avdelingsnivå og velge hvilke av disse som skal publiseres og synliggjøres for hele organisasjonen. På denne måten kan dere til enhver tid holde dere oppdatert på aktuelle saker.
Med Business Online får dere et fullverdig dokumentsystem som holder kontroll på all styrende dokumentasjon, revisjoner og ansvarspersoner, slik at dere enkelt finner frem til riktig og nyeste utgave av et dokument.
Publiserte styrende dokumenter blir gruppert på avdeling og dokumenttype. Disse dokumentene utarbeides basert på deres egne maler og godkjennes gjennom en 3-stegs godkjennelses prosess med full revisjonshistorikk, mens et standard dokumentbibliotek kun håndterer versjoner.
Nummereringen av dokumentene er bygget opp basert på avdeling, dokumenttype og løpenummer. Det finnes også en funksjon for påminnelse av neste revisjon, slik at du som dokumentansvarlig vil få en melding med påminnelse om å gå igjennom innholdet og eventuelt justere. Dette vil gi dere en god oversikt og kontroll, og ikke minst er dette noe dere kan imponere revisor med.
Business Online er helt klart et sikkert sted for dokumenter og konfidensiell informasjon. Vi bruker tilgangsstyrte grupper som gjør det enklere å holde kontroll på hvem som har tilgang til hvilke områder. Bruker man «vanlige» metoder for deling av dokumenter, mister man raskt oversikten om det er flere dokumenter i omløp.
Innloggingen skjer gjennom brukerens egen Microsoft-konto. Det vil i utgangspunktet være 1-2 administratorer som har det overordnede ansvaret for brukere og tilganger. Brukere kan be om å få økt tilgang, men områder som HR, avvikshåndtering, kontrakter og lignende administreres av øverste ledere, og man må ha spesialtilgang for å få tilgang til dette.
Det legges opp til å kjøre faste opplæringsmøter slik at du som kunde skal lære deg å bli helt selvstendig. Implementeringstjenesten varer i opptil 3 måneder, etter denne perioden skal du etter planen være godt i gang med bruken av systemet.
Når dere har avgjort at Business Online er det riktige verktøyet for deres bedrift, så vil dere får tildelt en prosjektleder fra iQubeS som tar seg av all prosjektplanlegging og planer, samt møter og opplæring med deres superbrukere. Å investere i et nytt system vil også kreve tid og innsats fra deres side, men vi vil gjøre vårt beste for å gjøre prosessen enklere ved å være en fasilitator og en god sparringspartner underveis.
Fra dere bestiller systemet vil det ta 1-3 uker før vi starter produksjon, avhengig av hvor vi er i utviklingssyklusen og hvor raskt dere som kunde kan gi oss nødvendige tilganger. Etter at vi har startet produksjonen, vil det ta to uker før systemet er klart for overlevering og oppstartsmøtet blir ført opp i kalenderen. Bestillingskjemaet gir oss de nødvendige detaljene for å få tilganger, hvem som er kritiske aktører i leveransen, selskapets branding o.l.
Oppstartsmøtet er et felles møte med dere som kunde, vår salgsansvarlig og vår systemkonsulent. Målet med møtet er å bli bedre kjent, avstemme forventninger og legge en overordnet plan for implementeringen. Dere vil i forkant av oppstartsmøtet bli informert om de ulike mulighetene for implementering av systemet. De fleste kundene våre velger implementeringstjenesten. Her vil konsulenten stegvis planlegge hvordan kunden skal komme i gang med systemet basert på kundebehov og vår egen anbefaling..
Med vår implementeringstjeneste er målet å få systemet implementert innen 3 måneder dersom dere velger å ta i bruk hele Business Online. Velger dere kun å investere i noen én eller få moduler, vil implementeringsløpet bli kortere.
Vi har faste ukentlige implementeringsmøter hvor vi rådfører dere som kunde til beste praksis. Likevel vil det kreve innsats og vilje fra deres side, fordi man må sette av tid til å skape det forretningssystemet man skal leve med i tiden fremover. Dette vil si at dere må ta stilling til utforming av maler, hvordan man skal jobbe og hvordan man skal tegne opp egne prosesser. Videre må man fylle systemet med innhold, altså registrere kunder, leverandører og ansatte, samt bygge opp nødvendig dokumentasjon.
Målet med implementeringsperioden er å bli operasjonelle i systemet i løpet av disse tre månedene. Jo mer innsats dere legger ned i løpet av denne perioden, jo mer utbytte får dere. Å investere i et system vil alltid kreve tid og innsats, men den langsiktige gevinsten er langt større. Vi hjelper dere i gang og med å bli så selvstendige som mulig i Business Online.
Moduler
Kjernemodulene i Business Online er CRM-, HRM-, KHMS- og Prosjekt. I tillegg får du alltid med Min Side og Intranett, uansett hvilken modul dere velger.
CRM modulen inneholder alt som har med relasjoner tilknyttet bedriften.
HRM modulen byr på effektiv personalstyring og lar ansatte selv vedlikeholde egen kontaktinformasjon mens HR- ansvarlige kan dele dokumenter og annen relevant informasjon i et delt arbeidsområde.
KHMS modulen ivaretar dokumentasjon, gir oversikt over arbeidsprosesser og KHMS-rapportering.
I Prosjekt modul finner man alle prosjekter og all tilknyttet informasjon.
I Business Online Prosjekt har du hovedsakelig tre verktøy for prosjektplanlegging, en kvalitetssjekkliste, en prosjektplan og Microsofts Planner.
Kvalitetssjekklisten definerer prosjektet og sikrer kvalitet og kontinuitet for de ulike prosjekttypene. Kvalitetssjekklisten deles opp i ulike faser med underpunkter som beskriver hvilke steg man må gjennomføre fra start til slutt. Ved å ha forhåndsdefinerte kvalitetssjekklister, vil prosjektdeltakerne alltid ha full oversikt over de ulike stegene i de ulike fasene, noe som igjen sikrer at alle prosjektene utføres på samme måte. Hver bruker kan huke av når de ulike punktene er utført og legge til en beskrivende kommentar, slik at alle prosjektdeltakerne til enhver tid kan se hva som har blitt gjort.
Prosjektplanen er et verktøy for å følge med på fremdrift. Denne baserer seg på en kvalitetssjekkliste, men er langt mer detaljert med tanke på ansvar, oppgaver og tidsperspektiv. Her kan prosjektleder lage en Gantt-visning med start- og sluttdato, definere hovedoppgaver med underoppgaver og tildele ansvar og oppgaver til prosjektdeltakere.
Planner er Microsofts verktøy integrert i vårt system. Her kan prosjektdeltakere tildele oppgaver som gjerne er underordnet prosjektplanen. Dette oppgaveverktøyet er tiltenkt mindre ad hoc-oppgaver som vil oppstå underveis i et prosjekt.
CRM modulen er fellesområde for alt som har med bedriftens relasjoner å gjøre. Her finner man oversikt over bedrifter, dens kontrakter og kontakter samt potensielle kunder. I CRM modulen registreres alt av viktig informasjon som hører til kunde, leverandør, samarbeidspartner eller konkurrent.
Her jobber man også med oppfølging av leads. Når et lead signerer kontrakt, går den fra å være et lead til å bli kunde.
Selvbetjening betyr at man som ansatt kan gå inn å oppdatere egen informasjon: kontaktopplysninger, pårørende og lignende. Du har også «Min side» hvor du får tilgang til profilen din, prosjekter, prosjektoppgaver, KHMS-oppgaver, dokumenter og mer.
Effektivisering & arbeidsflyt
Det blir enklere å følge opp leads i vårt system ettersom du får full oversikt over viktige faktorer, som neste oppfølgingsdato, hvilke leads du skal ta tak i og når.
Arbeidsområdet innenfor leads har også muligheten for kvalitetssjekkliste, som gir deg en viktig «huskeliste» for fremgangsmåte og hvilke steg man skal gjennomføre under et salg. Dette vil videre skape kvalitet og kontinuitet i salgsprosessene, samt synliggjøre forbedringspotensialet i prosessene.
I et prosjekt er det kvalitetssjekklisten som er styrende for prosessen. Prosjektleder har muligheten til å definere start- og sluttperiode, samt delegere ansvar og oppgaver. Oppgavene som blir utført av prosjektdeltakerne dokumenteres i kvalietssjekklisten, slik at alle vet hva som er blitt gjort til enhver tid. Prosjektleder kan følge med på fremdriften og følge opp dersom noe ikke har blitt gjort i tide.
Dersom man har et rapporteringsverktøy som er lett tilgjengelig og enkelt, kan KHMS-ledere oppleve en økning i antall avvik som registreres. Dette vil si at man får et mer realistisk og ekte bilde av de faktiske avvikene som oppstår. Dette vil igjen gjøre at man kan fange opp kostnadsdrivere som før har blitt oversett grunnet manglende rapportering.
Hver enkelt ansatt har tilgang på selvbetjeningsverktøy hvor de selv kan oppdatere sin egen kontaktinformasjon, noe som er tidsbesparende for HR-avdelingen. HR-ledere har en egen mappestruktur som skal ivareta GDPR-krav.
Det skal i utgangspunktet ikke være nødvendig å sette i gang en prosess for dette ettersom all informasjon skal være lagret i systemet allerede. Business Online er en plattform for operasjonell drift. Hva som har blitt gjort, hva som skal gjøres og øvrig viktig informasjon skal være dokumentert i de aktuelle områdene.
Før en revisjon må en ofte gjøre et realt skippertak for å få oversikt over avvik, styrende dokumentasjon, prosesstegninger, bekreftelse på at prosesser følges og lignende. Overraskende mange vil i en slik prosess støte på problemer fordi de ikke har oversikt over hva som har blitt dokumentert i prosedyrene sine. Det kan da være ekstremt tidkrevende å dokumentere dette på nytt. Med Business Online kan du redusere skippertakene og få en kortere vei til revisjon!
Business Online har et kvalitetssystem som det enkelt å bruke og hvor man enkelt kan gjøre justeringer, for eksempel i prosessene. Vi har et fullverdig dokumentsystem som holder kontroll på all styrende dokumentasjon, revisjoner og ansvarspersoner, slik at en finner frem til riktig og nyeste utgave av et dokument.
Videre er det vesentlig å vise til hvordan man rapporterer avvik og hvordan man håndterer disse. Vi har rapporteringsverktøy for ulike typer avvik, forbedringsforslag, observasjoner og lignende. Ved å ha tilgjengelige og brukervennlige rapporteringsverktøy er sannsynligheten for at ansatte faktisk rapporterer betydelig høyere! Med flere og mer nøyaktige rapporteringer vil man få et bedre bilde på hva som skaper støy og hvilke leverandører man skal styre unna i fremtiden. Ergo får man kontroll på kostnadsdrivere, og gjerne kostnader som tidligere har vært skjulte eller utydelige.