Business Online PROSJEKT
Spar teamet ditt verdifull tid og hodebry med å minimere behovet for koordinering og statusmøter. Samle all informasjon om prosjektet i et eget samhandlingsrom hvor hver prosjektdeltaker er oppdatert på siste nytt i prosjektet og hva som blir neste steg i prosjektets fremdrift.
Samlet oversikt over alle pågående prosjekter
Få et overordnet bilde over prosjektenes status, fremdrift, aktivitetsnivå og mye mer. Dykk ned i detaljene inne i arbeidsrommet til de ulike prosjektene.
Dette får du i din prosjektoversikt:
- Oversikt over fremdriften til hvert enkelt prosjekt.
- Hvilke prosjektet som er tilknyttet en Teams kanal.
- Prosjektets helse. Har det blitt registrert et alvor avvik, en høy risiko eller finnes det oppgaver i prosjektet som ligger etter tidsskjema, vil det vise et rødt merke på prosjektet.
Fleksibel prsjektplanlegging
Gjør fremdrift og etterlevelse lekende lett med vår prosjektmodul. Jobb med fremdrift i prosjektet på den måten som passer deg og prosjekttypen du skal i gang med.
Slik får du fremdrift i prosjektet med Business Online:
- Skreddersy din egen kvalitetssjekkliste til enhver gjentakende prosess. Hver fase av prosessen får en gitt sjekkliste som skal gjennomføres steg for steg.
- Få fremdriftsplanen inn i et Gantt diagram. Tildel ulike prosjektdeltakere oppgaver og sett en tidsfrist for gjennomføringen.
- Alle prosjekter har sin egen Microsoft Planner hvor du kan legge mindre og mer ustrukturerte oppgaver i prosjektet. Bruk den som en Kanban-tavle eller lag din egen struktur.
Integrert med Microsoft 365
Sømløs integrering med dokumentbiblioteket
Det kan være utfordrende å finne de dokumentene du trenger når du trenger dem i prosjektet. I Business Online har vi gjort det enkelt å finne frem riktig versjon av dokumentene.
Slik har du kontroll på dokumentene i prosjektet:
- Lag standardiserte mappestrukturer for de ulike prosjekttypene, slik at de dokumentene du trenger er tilgjengelige allerede fra prosjektet opprettes.
- Sømløs integrasjon mot kontrollerte dokumenter i KHMS. Hent inn siste oppdaterte versjon av kontraktsmaler
- Få en kollega til å se over dokumentet før det sendes til kunde med sømløs arbeidsflyt. Få en oversikt over når og hvem som godkjente ulike dokumenter i prosjektet.
Del dokumenter eksternt på en trygg måte
Noe prosjekter involverer én eller flere eksterne parter, derfor kan det være nyttig å dele informasjon og dokumenter i et felles arbeidsrom. Her kan dere være trygg på at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie.
Slik gjør vi ekstern deling trygt og oversiktlig:
- Få et eget arbeidsrom i prosjektet hvor du kan gi tilgang til eksterne parter. Del viktige dokumenter med sentrale samarbeidspartnere.
- Hold dialogen mellom eksterne samarbeidspartnere i prosjektet separat fra den interne dialogen med en egen Teams kanal.
- Få en samlet oversikt over hvilke prosjekter som har ekstern deling, slik at du alltid har kontroll på hva som er delt til hvem i hvilket prosjekt.
Jobb med prosjekter rett i Microsoft Teams
Koble prosjekt i Business Online opp mot Microsoft Teams, slik at dere enkelt kan samhandle på tvers av lokasjoner og digitale flater. Få tilgang til prosjektrommet direkte i Teams-appen og hold deg oppdatert på siste nytt i prosjektet.
Strukturert kunnskapsdeling
Hvert prosjekt får sin egen Microsoft OneNote, her kan dere opprette ulike seksjoner og sider for notater gjennom hele prosjektløpet. Reiser en prosjektdeltaker på ferie, vil alle notatene til personen allerede ligge tilgjengelig i prosjektet.
Samle prosjektnotatene på én plass
- Samle alle møtenotatene i prosjektet, slik at andre prosjektdeltakere enkelt kan oppdatere seg på hva som ble diskutert i siste møte.
- Kopier inn hvem som deltok i møtet på Teams, slik at man alltid har kontroll på hvem som deltok i møtet.
- Skriv notater samtidig i samme dokument. Da er notatene samlet allerede fra start.
Ofte stilte spørsmål
Et prosjektstyringssystem hjelper deg i alle fasene av et prosjekt, fra planleggingen til arbeidsflyt og til slutt rapportering.
Dere sparer verdifull tid på statusmøter ved at prosjektstyingssystemet gir dere en god oversikt over fremgangen og neste steg i prosjektet.
Det finnes mange alternativer der ute og ulike fokusområder for prosjektstyringsverktøy, alt fra systemer med fokus på hovedfokus på Kanban-metoden til avanserte Gantt-skjemaer.
En av de største utfordringene til ethvert prosjekt er samhandlingen mellom ulike ledere, medarbeidere, avdelinger og kanskje også lokasjoner. Et godt prosjektstyringsverktøy vil derfor sette samhandlingen i fokus samtidig som du får de hjelpemidlene dere trenger i form av Kanban-metoden, Gantt-skjema, risikomatrise og gitte arbeidsprosesser.
Ulike prosjekter trenger ulike hjelpemidler, derfor er fokus på samhandling viktigere enn hvilke hjelpemidler som blir tatt i bruk for det enkelte prosjektet. Dette gjør dere bedre rustet til å jobbe i samme system, enten om dere har enkle og kortvarige prosjekter eller langvarige og mer komplekse prosjekter. Det som er viktig er at dataen samles på én plass.
Å jobbe sammen på et prosjekt i Business Online betyr i stor grad å dokumentere de ulike leddene i prosessen. Flere personer kan jobbe på samme prosjekt samtidig. I prosjektrommet finner du informasjon om interne/eksterne ressurser, nøkkelinformasjon om prosjektet, prosjektspesifikke dokumenter, prosedyrer, oppgaver og fremdriftsplan. På denne måten kan alle involverte se hva som har blitt gjort og hva som må gjøres, på denne måten får dere en god flyt i prosjektet. Du får hovedsakelig tre verktøy for prosjektplanlegging; en kvalitetssjekkliste, en fremdriftsplan og en egen Microsoft Planner.
Fremdriftsplanen i Business Online PROSJEKT gir deg en mer detaljert oversikt over ansvarsområder, oppgaver og tidsperspektiv. Her får man en Gantt-visning hvor du som prosjektleder kan lage en start- og sluttdato for prosjektet, definere hovedoppgaver med underoppgaver og tildele ansvar og oppgaver til de andre personene som er involvert i prosjektet.
Kvalitetssjekklisten i Business Online PROSJEKT definerer prosjektet og sikrer kvalitet og kontinuitet for de ulike prosjekttypene. Kvalitetssjekklisten deles opp i ulike faser med underpunkter som beskriver hvilke steg man må gjennomføre fra start til slutt. Ved å ha slike sjekklister, vil du alltid ha full oversikt over de ulike stegene i de ulike fasene, noe som igjen sikrer at alle prosjektene utføres på samme måte. Hver bruker kan huke av når de ulike punktene er utført og legge til en beskrivende kommentar, slik at alle personer i prosjektet kan til enhver tid se hva som har blitt gjort.
Som administrator i systemet, så vil du kunne få tilgang til å definere kvalitetssjekklister og mappestrukturer selv – disse hører ofte sammen. På denne måten sikrer dere både kvalitet og kontinuitet, ettersom prosjekter og mulighetshåndtering følger bestemte prosesser med hensyn til prosedyrer.
"Flyten i bedriften har blitt mye bedre etter at vi tok i bruk Business Online."
Lill-Susann Engevik Rugtvedt | Director Supply Chain Management | Fishbones AS
Optimaliser Business Online med add-ons
Unngå å miste oversikten over viktige eposter.
Koble din innboks til Business Online.