Digitalisering og effektivisering preger i dag næringslivet, på grunn av den kontinuerlige digitaliseringen til bedrifter og økningen av regulatoriske krav blir også behovet for dokumentert informasjon stadig viktigere. Gjennomsiktighet gjennom dokumentert informasjon styrker tilliten hos både kunder og myndigheter, og bidrar samtidig til bedre intern kunnskapsstyring og læring.
Manglende prioritering av dokumentert informasjon kan gi alvorlige konsekvenser for bedriften. Manglende overholdelse av regulatoriske krav kan føre til bøter eller sanksjoner. Lite dokumentering til gir også bedriftene et dårligere beslutningsgrunnlag, redusert effektivitet og tap av kunnskap fra ansatte som forlater bedriften. I tillegg kan den manglende gjennomsiktigheten føre til redusert tillit hos kunder, samarbeidspartnere og tilsynsmyndigheter, noe som skader bedriftens rykte og reduserer salget. Det er derfor avgjørende at bedrifter i dag kan prioritere og håndtere dokumentert informasjon på en effektiv måte.
I denne artikkelen skal vi se nærmere på begrepet “dokumentert informasjon” og hvorfor det spiller en avgjørende rolle for bedriftens effektivitet og omdømme. Videre skal vi utforske de nødvendige stegene for å utforme og implementere en effektiv strategi for dokumentert informasjon og hvordan dette kan gjøres i Business Online.
Hva menes med dokumentert informasjon?
Først litt begrepsavklaring, begrepet “dokumentert informasjon” brukes ofte i forhold til standarder som for eksempel ISO 9001. I denne konteksten refererer “dokumentert informasjon” til informasjon som bedriften selv må kontrollere og vedlikeholde. Denne informasjonen kan komme i mange forskjellige former, fra skriftlige prosedyrer og retningslinjer, til sjekkpunkter som bekrefter at prosessen er gjennomført korrekt.
Dokumentert informasjon fungerer som bevis på at bedriften oppfyller sine fastsatte prosesser og ulike samsvarskrav. Dette kan inkludere informasjon om kvalitetspolitikk, kvalitetsmål, prosesser og resultater, noe som hjelper bedriften å vise sin evne til å levere produkter eller tjenester som oppfyller kundens krav og gjeldende lovmessige og regulatoriske krav.
I tillegg gir dokumentert informasjon bedriften mulighet til å gå igjennom, analysere og forbedre sine egne prosesser og resultatene av disse. Håndtering og vedlikehold av dokumentert informasjon er derfor en sentral brikke i den effektive kvalitetsstyringen.
Styrk profesjonaliteten med dokumentert informasjon
Dokumentert informasjon spiller en avgjørende rolle i å opprettholde og forbedre profesjonaliteten til en bedrift. Det er ikke bare et verktøy for intern organisasjon; det sender også et sterkt signal til eksterne aktører – som kunder, investorer og samarbeidspartnere – om bedriftens seriøsitet, gjennomsiktighet og forpliktelse til kvalitet og etterlevelse.
Omfattende og godt vedlikeholdt dokumentasjon viser at bedriften er godt organisert og har en klar forståelse av sine egne prosesser. Dette kan øke tilliten hos eksterne interessenter og fremme stabilitet og forutsigbarhet, noe som er spesielt verdifullt i usikre tider eller i møte med komplekse utfordringer.
Et spesielt viktig aspekt kan vi se hos raskt voksende bedrifter sin iver etter å utvide og skalere opp bedriften. Dette er en periode hvor det er spesielt lett å overse viktigheten av å dokumentere egne prosesser og beslutninger. Dette kan imidlertid skape problemer i det lange løp, med utfordringer som mangel på klarhet internt, forvirring og usikkerhet blant ansatte og vanskeligheter med å oppfylle regulatoriske krav. Ved å prioritere dokumentasjon fra starten av, kan disse bedriftene sikre at de vokser på en bærekraftig og kontrollert måte.
Dokumentert informasjon står sentralt for å oppfylle samsvarskrav. Dette kan være lover og regler fra myndighetene, ulike bransjestandarder som ISO 9001 eller internasjonale krav. Ved å vise til at bedriften har en solid praksis for dokumentert informasjon, viser den ikke bare at den overholder kravene, men også at de aktivt forvalter risiko og fremmer etisk og ansvarlig adferd.
I tillegg bidrar dokumentert informasjon til profesjonaliteten ved å støtte kontinuerlig forbedring og læring i bedriften. Gjennom å dokumentere egne suksesser, feil og hva vi lærte, skaper bedriften en viktig ressurs for fremtidig beslutningstaking og videre strategisk planlegging. Dette viser en moden forståelse av at virkelige fremskritt kommer gjennom refleksjon, analyse og iterasjon – og ikke gjennom å overse eller glemme det som har skjedd før.
Dokumentert informasjon er ikke bare en administrativ byrde, men en viktig drivkraft for profesjonalitet og suksess i moderne bedrifter.
Fem steg på veien mot bedre dokumentasjon i bedriften
Å utvikle og vedlikeholde en effektiv praksis for dokumentert informasjon kan virke overveldende, men det trenger ikke å være det. Her er noen trinn en organisasjon kan ta for å stryke sin dokumentasjonsprosess og etterlevelse:
- Fastsett hva som skal dokumenteres. Dette vil si hvilke prosesser, beslutninger og aktiviteter som krever dokumentasjon. Hvilke regulatoriske krav bedriften står ovenfor er avhengig av bedriftstype og størrelse.
- Lag en dokumentasjonsstrategi. Når dere vet hva som må dokumenteres, kan dere bestemme hvem som har ansvaret for den ulike dokumentasjonen, hvordan arbeidet skal struktureres, samt hvor dokumentene skal lagres og når de eventuelt må revideres.
- Bruk digitale systemer til din fordel. Skybaserte løsninger kan hjelpe bedrifter med å lagre, organisere og søke i dokumenter på en sikker og effektiv måte. Det kan også bidra til å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie og at siste oppdaterte versjon er lett tilgjengelig for de som trenger den.
- Opplæring og kultur. Det er viktig å sørge for at alle ansatte forstår viktigheten av dokumentasjon og hvordan de skal gå frem for å opprette og vedlikeholde dokumenter. Dette kan inkludere opplæring, men også en kulturell endring hvor dokumentasjon er som en integrert del av hverdagen og ikke bare en ekstraoppgave.
- Regelmessig gjennomgang og oppdatering. Dokumentasjon er ikke noen man bare gjør én gang. For å sikre at dokumentene fortsatt er relevante og oppdaterte, bør de gjennomgås og oppdateres regelmessig. Dette er også en god mulighet til å sjekke at organisasjonen fortsatt overholde alle relevante krav.
Slik jobber dere med dokumentert informasjon i Business Online
Business Online gir brukerne et spekter av funksjoner som ivaretar dokumentasjon og etterlevelse. Disse verktøyene gir kunden mulighet til å integrere dokumentert informasjon i den daglige driften, samtidig som de støtter både operasjonell effektivitet og etterlevelse av regulatoriske krav.
I hjertet av Business Online finner man funksjonen for Business Process Management (BPM). Denne funksjonen lar kundene lage en dynamisk og visuell skildring av bedriftens struktur. Det gir mulighet til å dykke dypt ned i de ulike avdelingene, undersøke detaljerte prosessdiagrammer og vise tilhørende styrende dokumentert. Dette gir en klar, visuell innsikt i bedriftens prosesser.
Men prosessene man finner på papiret er lite verdt dersom man ikke kan omsette dem til praksis. Business Online har derfor en unik funksjon for å omsette prosessene man gjerne finner i et flytskjema til praksis, nemlig det vi kaller en kvalitetssjekkliste. Disse sjekklistene kan tilpasses ulike prosjekttyper, fra onboarding av nye ansatte, til salgsprosesser til levering av produkter til kunder Her er det kun fantasien som setter grenser. Ved å følge disse egendefinerte sjekklistene for beste praksis, kan kundene enkelt sikre at de utfører enhver prosess på en konsistent måte, noe som igjen vil styrke etterlevelse og kvaliteten på arbeidet.
I tillegg tilbyr Business Online et robust og intuitivt system for dokumenthåndtering. Bedriften får et tilgangsstyrt arbeidsområde dedikert til dokumenter, maler og lignende, samt et særskilt område for styrende dokumenter som er åpent for alle i bedriften. Alle dokumenter går gjennom en to-stegs godkjenningsprosess, hvor dere alltid får full oversikt over dokumentet sin versjons- og revisjonshistorikk. Dette sikrer at man alltid har tilgang til den siste versjonen av dokumentet, samtidig som man fortsatt kan hente frem tidligere versjoner dersom det er nødvendig.
Business Online gjør håndtering av dokumentasjon og den praktiske etterlevelsen mer sømløs og integrerer den hele bedriftens arbeidshverdag. Det gjør det enklere å jobbe med kontinuerlig forbedring, samtidig som man får integrert ulike samsvarskrav i arbeidshverdagen på en effektiv måte.
Konklusjon
Som vi har sett igjennom denne artikkelen, er dokumentert informasjon avgjørende for å opprettholde profesjonalitet, styrke etterlevelse av regelverk og sikre en bærekraftig vekst. Men dokumentert informasjon er mer enn bare en nødvendighet, det er også en verdifull ressurs som kan øke effektiviteten i bedriften, gi oss et bedre beslutningsgrunnlag og fremme kontinuerlig forbedring.
Når vi har gode systemer som gjør dokumentert informasjon til en del av arbeidshverdagen, øker vi også tilliten blant kunder, samarbeidspartnere og potensielle investorer, fordi vi rett og slett har en orden i sysakene våre som legger et solid grunnlag for bærekraftig vekst.
Med Business Online får bedriften tilgang til verktøy for både dokumentasjon og etterlevelse, slik at bedrifter ikke bare oppfyller samvarskrav, men også fremmer en kultur av kvalitet, åpenhet og kontinuerlig forbedring.
