Prosjekter er ofte preget av ulike tidsfrister som skal opprettholdes og ofte må flere ledd jobbe sammen for å nå ulike tidsfrister. For å få en god flyt mellom ulike avdelinger og ansvarsområder, er det derfor viktig å ha en felles plan for hva som skal skje når og hvem som skal utføre de ulike oppgavene med en tydelig overlevering av prosjektet i hvert ledd. Dette er med på å minske usikkerhet og sjansen for at det oppstår avvik.
God informasjonsflyt for å unngå dobbeltarbeid
Det kan være vanskelig å navigere hvor langt man egentlig er kommet i et prosjekt ved hjelp av mappestruktur. Om prosjektene dine er kort- eller langsiktige vil visualisering av blant annet fremdrift, prosjektets helse og prosess, gjøre at du som prosjektleder kan ha full oversikt over alle prosjekter du er involvert i til enhver tid.
I prosjekter som pågår over lang tid, kan det ofte bli avbrekk i prosessen hvor man venter på informasjon eller kanskje deltagelse av en tredjepart, for eksempel et byggeprosjekt hvor man venter på svar om byggetillatelser. Da er det viktig at informasjon man har samlet opp så langt i prosjektet ikke blir sittende alene igjen i ulike mappestrukturer, men at informasjonen er samlet på én plass og at det skal være enkelt for neste person som kommer inn i prosjektet å oppdatere seg på hva som er gjort og hva man eksempelvis har blitt enige om med kunden i dette prosjektet.
Små mål og milepæler for fremgang i langsiktige prosjekter
Et langsiktig prosjekt kan ha flere mål og en verdiskapelse som innvirker på bedriften, mens et kortsiktig prosjekt vil som regel kun ha et overordnet mål – for eksempel levering av en spesialbestilling. Derfor kan det være bedre å dele et langsiktig prosjekt inn i mindre faser med individuelle delmål, slik at det lettere kan håndteres. Delmål gjør at vi får bedre oversikt i budsjettering og verdiskapning underveis. Dette gjør at informasjon kan samles under delmålene innenfor det større prosjektet slik at det ikke blir uoversiktlig og man kan lage mer detaljerte kvalitetssikrede prosesser for de kortere delene. Eksempel på delmål i et byggeprosjekt kan være: godkjent design, få byggetillatelse, signere kjøpsavtale av materiale fra tredjepart osv.
For å få dette til å funke på en logisk måte og uten å miste oversikten over det store prosjektet på lang sikt så må man ha på plass en metode for både å dele det store prosjektet inn i mindre biter og overføre informasjon og dokumentasjon fra en del til en annen.
Kundene dine elsker at du har orden i sysakene
Det å ha gode rutiner og prosesser i prosjektene dine er ikke bare viktig for den interne samhandlingen i bedriften, men også for kundens opplevelse av prosjektet. Hvis du ganske kjapt kan finne frem informasjon som kunden etterspør, vil det være med på å bygge tillit hos kunden. I tillegg blir det lettere for de ansatte på prosjektet å kunne følge opp kunden når de selv har en god oversikt i prosjektet til enhver tid.
God struktur og kommunikasjon bidrar til en bedre kundeopplevelse, som igjen kan gi mersalg eller gjenkjøp. Men det kan også bidra til å få inn mer kunder til bedriften, fordi man rett og slett frigjør mer tid til å drive med verdiskapende arbeid, som å for eksempel å ha flere kundemøter.
Prosjektstyring er ikke bare prosjektstyring i Business Online
Prosjekter er ofte tett knyttet til mange ulike ledd; som kundene og leverandørene dine, ulike avdelinger innad i bedriften, faste sjekklister og kanskje også avvik. Derfor er det viktig å ha et system for prosjektstyring som snakker med flere ulike ledd i organisasjonen og samler all informasjon knyttet til det spesifikke prosjektet på én plass. På denne måten unngår dere å bruke unødvendig tid på dobbeltregistrering i ulike systemer og lete etter dokumenter. Dette vil også gi dere et mer realistisk bilde av prosjektet som en helhet, fordi alle i prosjektet til enhver tid har oversikt over fremdriften og samhandling som har foregått gjennom hele prosjektløpet, uansett om du kommer inn som det siste ledd i prosjektet.
