Slik øker dere verdiskapningen i bedriften med kvalitetsledelse

Kvalitetsledelse er en sentral del av enhver suksessfull virksomhet. Det sikrer at de produktene og tjenestene dere leverer møter kundenes høye krav og forventninger, i tillegg til at det bidrar til økt effektivitet og produktivitet innad i virksomheten.  

En måte å sikre at virksomheten jobber konsekvent med kvalitetsledelse er å implementere et kvalitetssystem basert på ISO 9001. 

Det er i dag over 2500 ISO-sertifiserte bedrifter i Norge, hvor ISO 9001, standarden for kvalitetsledelse, er selve flaggskipet. Standarden har i takt med den teknologiske utviklingen endret seg til å til å bli et viktig ledelsesverktøy som bidrar til at virksomheten realiserer sin strategi og når sine økonomiske mål.  

Hva innebærer ISO 9001-standarden? 

Selve kjernen i ISO 9001 standarden handler om å øke kundens tilfredshet ved å sikre at virksomheten alltid møter kundenes krav og forventninger. Standarden har fokus på god kvalitetsledelse og sammenhengen mellom system, menneskene i virksomheten og den kontinuerlige forbedringen.  

Forskning viser at virksomheter som praktiserer kvalitetsledelse har økt innovasjonskraft, leverer bedre produkter og tjenester. I tillegg er det en kritisk suksessfaktor for både virksomheten, sluttbrukeren og samfunnet som en helhet.  

En sertifisering kan derfor åpne dørene til nye markeder, styrke forholdet til ulike leverandører og potensielt forbedre de interne prosessene. 

Kvalitetsledelse i praksis 

I hjertet av kvalitetsledelse finner vi virksomhetens prosesser. Nå snakker vi ikke om forretningsprosessene, såkalt BPM (Business Process Management), men om de standardiserte arbeidsprosessene med fokus på kvalitetskontroll. En kvalitetssikret arbeidsprosess om du vil. 

Enhver virksomhet har sine egne arbeidsprosesser, fordi vi har alle forskjellige behov og definisjon av kvalitet. Slik skal det også være! ISO 9001 gir dere fleksibiliteten til å definere deres egne krav til en kvalitetssikret arbeidsprosess, men standarden gir dere også noen retningslinjer for å hjelpe dere sette sammen og implementere en kvalitetssikret arbeidsprosess med fokus på forbedring.  

Når vi snakker om kontinuerlig forbedring, så refereres det som regel til rammeverket PDCA-modellen som vist nedenfor. 

Kvalitetssirkelen (PDCA) ovenfor viser trinnene:  

1. 1. Planlegge 

2. 2. Utføre 

3. 3. Sjekke 

4. 4. Justere 

Disse fire stegene er sentrale i ISO 9001- standarden. Stegene skal bidra til at virksomheten jobber med kontinuerlig forbedring av prosesser og systemer.  

I praksis kan det være utfordrende å følge prosessene i hverdagen. Det kan derfor være lurt å ha på plass et ledelsessystem som sørger for at rammeverket til ISO-standarden jobbes med hver eneste dag. Dette vil også gjøre det enklere å tilpasse seg endringer i standarden og lovverk, samt utføre internrevisjoner og tilsyn. Med andre ord, dere blir mer agile.  

Er du klar til å ta kvalitetsledelsen i virksomheten til et nytt nivå? 

La oss komme i gang. 

Innhold 

• • Hva er kvalitetsledelse? 

• • Er ledelsessystem og kvalitetssystem det samme? 

• • Hvor viktig er kvalitetsledelse for verdiskapningen? 

• • Risiko ved dårlig kvalitetsledelse 

• • 4 steg for å forbedre prosesser 

Hva er kvalitetsledelse? 

Tidligere når vi snakket om kvalitetsledelse, så refererte vi til det å kontrollere et sluttprodukt. Nå handler det derimot mer om å ha gode kvalitetssikrede prosesser, og at du på denne måten vil få økt kvalitet i virksomhetens produkter og tjenester.  

For å sikre kvalitet er det viktig at virksomheten har et tydelig bilde av de ulike prosessene sine. Dette kan være prosesser innenfor alt fra produksjon til produktutvikling, oppfølging eller rapportering. Når du jobber med kvalitetsledelse, er det like viktig å være prosessorientert som resultatorientert. 

Det kan være en utfordring for mange bedrifter å få en god nok oversikt over hva som egentlig må forbedres i de ulike prosessene, derfor kan et kvalitetssystem være en god investering.   

Er kvalitetssystem og ledelsessystem det samme? 

Kvalitetssystem, styringssystem, forretningssystem, ledelsessystem eller kvalitetsstyringssystem, det finnes mange definisjoner og ulike systemer der ute. Et kvalitetsstyringssystem, ofte bare kalt et kvalitetssystem, er et verktøy for styring av virksomhetens drift og hvordan de skal nå målene de har satt seg. Et kvalitetssystem skal forenkle opplæring og sikre at arbeidet blir utført som planlagt. 

Et ledelsessystem skal ideelt sett gi deg en total oversikt over hele bedriften. Du skal kunne holde orden og oversikt over flyten og prosessene på en effektiv og tydelig måte.  

Ledelsessystemet er en samling av rutiner, prosedyrer og prosesser som virksomheten bruker for å sikre at produkter og tjenester møter forventninger knyttet til kvalitet og kundeopplevelsen. Det gir en mer systematisk fremgangsmåte mot ulike aspekter av kvalitet i virksomheten, som for eksempel produktdesign, utvikling, produksjon og levering.  

Formålet med et ledelsessystem er å kontinuerlig forbedre kvaliteten på virksomhetens produkter og tjenester, redusere feil og mangler, samt økte kundetilfredsheten. Det skal fungere som en støtte i arbeidshverdagen til alle medarbeidere, fordi det gjør det enklere for medarbeidere å utføre arbeidsoppgaver på riktig måte.  

Et ledelsessystem er også en god støtte til virksomhetens ledelse, fordi det gir bedre oversikt, forenkler oppfølgingsarbeid, planleggingsprosessen og kvalitetssikringen av gjentakende arbeidsprosesser. På denne måten kan dere jobbe enda mer målrettet og effektivt mot de målene som settes. 

Hvor viktig er kvalitetsledelse for verdiskapningen? 

God kvalitetsledelse er en sterk driver for at virksomheten skal kunne nå målene sine.  

Ifølge en undersøkelse gjort av McKinsey & Company viser det seg at virksomheter som klarer å identifisere, forklare og eliminere årsaken til gjentakende avvik, kan redusere antall problemer med 65 prosent. Når de bruker data og modeller til å fastslå hvilke uventede faktorer i prosessene og produktene som vil ha en påvirkning på kvaliteten, vil de også kunne ha bedre kontroll på både produktet og prosessen.  

God oversikt over prosessene, de underliggende driverne og potensielle årsaker til at ting kan gå galt, så vil også tiden du bruker på å håndtere de avvikene som dukker opp reduseres med 90 prosent.  

I tillegg til de direkte målbare fordelene som økt profitt, effektivitet og kvalitet, så kan god kvalitetsledelse også ha en positiv effekt på hele virksomheten ved at medarbeiderne kan får mer eierskap til kvalitet, kundene blir mer fornøyde og det reduserer risikoen for å ikke etterleve kravene.

Risiko ved dårlig kvalitetsledelse 

Kvalitetsledelse er viktig for suksessen til enhver virksomhet, likevel blir det ofte oversett eller gitt lite oppmerksomhet til dette området. Dårlig kvalitetsledelse kan gi store konsekvenser for virksomheten. 

En av de mest åpenbare risikoene til dårlig kvalitetsledelse er at det kan potensielt skade virksomhetens rykte. Kunder forventer produkter og tjenester av høy kvalitet, derfor kan de ende opp med å gå til en annen virksomhet hvis det man leverer ikke svarer til kundens behov eller forventninger. Dette kan ha en innvirkning på vår egen virksomhet sin omsetning og bunnlinje.  

Dårlig kvalitet kan også føre med seg økte kostnader. Det å gjøre samme arbeidet på ny og levere ulik kvalitet fra gang til gang, kan spise opp profitten til virksomheten og gjøre det vanskelig å holde seg konkurransedyktig.  

For å senke disse risikoene, er det viktig at kvalitetsledelse får den oppmerksomheten og de ressursene den trenger. Dette inkluderer å investere i opplæring og utvikling av medarbeidere, implementere effektive prosesser for kvalitetskontroll, samt jevnlig evaluere og forbedre systemer og interne prosedyrer.  

4 steg for å forbedre prosesser  

KHMS-ledere spiller en viktig rolle i det å sikre at virksomheten opererer sikkert, effektivt og bærekraftig. En av de viktigste oppgavene du kan gjøre for å øke bunnlinjen til bedriften, er å forbedre prosessene. Ved å identifisere og ta tak i ineffektivitet, kan du hjelpe med å gjøre prosessene mer strømlinjeformet.  

Slik starter du:  

1. 1. Gjennomgang av prosessene. Ta en nærmere titt på virksomhetens prosesser. Identifiser flaskehalser, om ansatte jobber forskjellig for å utføre samme prosess eller oppgave, gjentakelser og unødvendige steg i prosessene, vurder hvordan disse enten kan elimineres eller forbedres. 

2. 2. Engasjer dine medarbeidere. Snakk med andre i virksomheten, kanskje også kundene, for å få innspill til hvordan prosessene kan forbedres. De sitter kanskje med et annet perspektiv som kan hjelpe deg med å identifisere utfordringer og muligheter du kanskje ikke var klar over. 

3. 3. Implementer forbedringene. Når du har identifisert forbedringsområdene kan du lage en plan for å implementere de nødvendige endringene. Dette kan innebære alt fra opplæring av ansatte til endring i prosedyrer eller introduksjon av nye systemer. 

4. 4. Få en oversikt over resultatene. Følg med på hvilke resultater de forbedringene du har implementert har gitt virksomheten. Dette vil hjelpe deg med å identifisere områder hvor det er behov for ytterligere forbedringer og korrigeringer.  

Det å forbedre arbeidsprosesser krever kontinuerlig innsats. Ved å være oppmerksom og proaktiv kan du bidra til at virksomheten jobber enda mer effektivt og bidrar til dens videre suksess.  

Konklusjon 

Kvalitetsledelse er et kritisk aspekt av enhver suksessfull virksomhet. Det har ikke bare en innvirkning på tilfredsheten og lojaliteten til kundene, men også på effektivitet og produktiviteten til driften. En måte å sikre at de høye standardene blir møtt konsekvent, er å implementere et system for kvalitetsstyring basert på ISO 9001.  

Det å implementere og vedlikeholde et kvalitetssystem som er kompatibelt med ISO 9001 er en kontinuerlig innsats som krever engasjement fra alle nivåer i virksomheten. Samtidig vil det å prioritere kvalitet og ta i bruk beste praksis sette virksomheten opp for langsiktig suksess og gjør dere enda mer konkurransedyktige i markedet.